Cosa valutare prima di scegliere
Modulo di iscrizione e conferma immediata
Le iscrizioni arrivano da una pagina del tuo sito, da un post o da un invito via email, e ognuna deve generare subito una conferma. Controlla che il modulo raccolga solo i dati che servono, come nome, email ed eventualmente azienda, più un consenso separato per le comunicazioni successive. Il messaggio di conferma deve contenere data, ora in orario italiano, link di accesso e un file di calendario da aggiungere alla propria agenda.
Promemoria a 24 ore e a un’ora
Cerca automazioni che partano in relazione alla data del webinar e non a quella di iscrizione: chi si iscrive tre giorni prima riceve meno messaggi di chi si iscrive tre settimane prima. Prevedi un promemoria il giorno precedente, uno poche ore prima e uno brevissimo all’ora di inizio, con il link ben visibile. Verifica come lo strumento tratta chi si iscrive a ridosso della diretta: spesso riceve solo l’ultimo messaggio.
Replay e messaggi per chi non c’era
Dopo il webinar servono almeno due messaggi: un grazie con slide e registrazione a chi era presente, un invito a guardare il replay a chi non c’era. Controlla che lo strumento permetta segmenti o condizioni basati sulla presenza e che il link alla registrazione possa avere una scadenza. Se la registrazione include voce o immagine dei partecipanti, l’informativa deve dirlo: chiedi conferma al tuo DPO.
Sapere chi è entrato in sala
Il dato che conta è la presenza, e di solito sta nello strumento che ospita la diretta. Verifica come passa allo strumento email: connettore nativo, collegamento Zapier o Make oppure elenco CSV da caricare dopo l’evento. Nel terzo caso metti in conto un’ora di lavoro manuale subito dopo la diretta, quando il ringraziamento è ancora fresco, e un’etichetta chiara: presente, assente, uscito dopo pochi minuti.
Privacy di chat, registrazione e iscritti
Un webinar tratta i dati di chi si iscrive e, se registri, anche voce e nome in chat di chi interviene. Prevedi un’informativa e dichiara se la registrazione sarà pubblicata. Se il webinar dà crediti formativi a un albo professionale, l’ordine può chiedere l’elenco dei presenti: verifica come esportarlo. Non usare l’elenco degli iscritti per promozioni di altro genere senza il consenso corrispondente.
Costo di uno strumento usato poche volte
Un webinar si fa poche volte l’anno, mentre molti listini si pagano ogni mese per tutti i contatti. Chiediti se ti serve un abbonamento che include la diretta oppure uno strumento email economico più un servizio di webinar a parte. Conta le iscrizioni di un anno intero: se chi si iscrive entra in lista, il conto cresce a ogni edizione, anche quando il webinar è già finito.
Domande frequenti
Quante email servono per promuovere un webinar?
Dipende da quanto anticipo hai. Con due settimane bastano un annuncio, un messaggio sul contenuto (che cosa si impara e chi parla), un richiamo con i posti ancora disponibili solo se sono davvero limitati, e infine i promemoria del giorno prima e di un’ora prima. Più di quattro o cinque messaggi di promozione a chi non si è iscritto stancano. Chi è già iscritto riceve solo promemoria e materiali, non altre promozioni dello stesso evento.
A che ora conviene fissare un webinar in Italia?
Per un pubblico di professionisti tendono a funzionare la tarda mattinata, tra le 11 e le 12, la pausa pranzo e il tardo pomeriggio; la sera dopo le 18:30 è più adatta a chi lavora in negozio o segue un corso per hobby. Evita il venerdì pomeriggio e i giorni dei ponti, e controlla che non coincida con una fiera o un evento del settore. Scrivi l’ora in orario italiano e, se hai iscritti all’estero, indica anche il fuso.
Posso usare lo stesso invito per clienti e contatti nuovi?
Meglio due versioni. Ai clienti puoi scrivere come a persone che ti conoscono e proporre un tema più avanzato; ai contatti nuovi serve una frase che spieghi chi sei. Per i clienti, l’articolo 130 del Codice Privacy consente in certi casi comunicazioni su prodotti o servizi analoghi con possibilità di opposizione, il cosiddetto soft spam; per gli altri serve il consenso. Come si applica al tuo caso, verificalo con il DPO o con il tuo consulente.
Come riduco chi si iscrive e poi non si collega?
Rendi l’ingresso ovvio: link in evidenza in ogni promemoria, file di calendario nella conferma, orario ripetuto nell’oggetto del messaggio del giorno. Chiedi nel modulo da dove arrivano, per capire quali fonti portano più assenti. Un contenuto che non sta nel replay, come un modello o un file riservato ai presenti, spinge a esserci. Se prometti la registrazione a tutti, molti rimandano: scegli cosa dire e scrivilo con chiarezza fin dall’invito.
Cosa mando dopo il webinar a chi non si è collegato?
Entro un giorno manda un messaggio breve e sincero: ti eri iscritto ma non c’eri, ecco la registrazione fino a venerdì. Aggiungi le slide e un solo invito all’azione, per esempio una consulenza o un prodotto. A chi era presente manda un grazie diverso, con riepilogo e una domanda. Se nessuno clicca dopo due messaggi, smetti: chi si iscrive a un webinar non ha chiesto di ricevere offerte per mesi.
Posso registrare il webinar e riutilizzarlo?
Sì, ma informa i partecipanti prima, nel modulo e a inizio diretta, che la sessione viene registrata e dove sarà pubblicata. Se in registrazione compaiono voce, volto o nome di chi fa domande, sono dati personali: valuta con il tuo DPO come e per quanto tempo conservarla. Puoi usare il replay in una sequenza automatica, ma chi lo riceve deve aver dato il consenso ai messaggi successivi, oltre a quello per partecipare.
Il webinar può dare crediti formativi ai professionisti?
Dipende dall’ordine o dal collegio di appartenenza, che stabilisce con quali criteri riconosce un evento e quali presenze devono risultare. Se punti ai crediti, scrivi nella pagina di iscrizione quale ente li riconosce, raccogli codice fiscale o numero di iscrizione solo se serve davvero e conserva l’elenco dei partecipanti secondo le indicazioni dell’ordine. Verifica sempre con l’ordine prima di promettere i crediti in una email.
Webinar gratuito e a pagamento: cambia l’email?
Cambia soprattutto la promessa e il rischio. Per il gratuito chiedi poco, nome ed email, e punti sul contenuto; per quello a pagamento servono prezzo con IVA, cosa è incluso, regole di rimborso e fattura, e il pagamento avviene in un sistema esterno che deve comunicare con l’elenco degli iscritti. Se vendi a consumatori, per i contenuti digitali il recesso ha regole particolari: chiedi a un consulente prima di scrivere le condizioni.
Come misuro se il webinar ha funzionato?
Conta quattro cose: iscritti per fonte, presenti, persone che hanno fatto l’azione richiesta durante o dopo, come scaricare un file, prenotare una chiamata o comprare, e disiscrizioni dopo l’evento. Confronta presenti e iscritti per ogni fonte: ti dice da dove arrivano i contatti più seri. Per decidere non fidarti del tasso di apertura; guarda i clic sul link di accesso e sul replay, e a fine mese quanti contatti sono diventati clienti.
Quanto devo tenere gli iscritti di un webinar in lista?
Finché il consenso è valido e c’è interesse. Un criterio pratico è guardare l’attività: chi in dodici mesi non ha aperto né cliccato nulla, dopo un ultimo messaggio che chiede se vuole restare, esce dalla lista. Se paghi per contatto, ogni indirizzo inattivo costa. Cancella inoltre i dati di chi lo chiede sia nello strumento email sia in quello del webinar: sono due archivi distinti e vanno aggiornati entrambi.