Cosa valutare prima di scegliere
Iscrizione e conferma con tutti i dati
Dopo l’iscrizione deve partire subito una conferma con titolo, data, ora, link di accesso personale e un file per il calendario. Chiedi se lo strumento riceve l’iscrizione dalla tua piattaforma (connettore, Zapier o Make, API) e in quanto tempo: una conferma che arriva mezz’ora dopo genera telefonate e richieste all’assistenza. È un messaggio di servizio: niente promozioni dentro.
Promemoria legati all’orario dell’evento
Un promemoria il giorno prima e uno un’ora prima bastano per la maggior parte degli eventi. Controlla che lo strumento pianifichi gli invii rispetto all’orario della diretta e non alla data di iscrizione, e che, se l’organizzatore sposta l’evento, i promemoria si spostino con lui. Un messaggio che parla di un orario vecchio è peggio di nessun messaggio.
Replay per assenti, slide per presenti
La differenza tra presenti e assenti è il dato più prezioso: i primi ricevono slide e un passo successivo, i secondi il replay. Chiedi come lo strumento riceve l’elenco dei presenti a fine evento e se può avviare due sequenze diverse. Se la registrazione include voci o immagini dei partecipanti serve un’informativa chiara prima della diretta, da concordare con il DPO.
Iscrizione all’evento non è consenso alla newsletter
Chi si iscrive a un webinar vuole seguire quell’evento. Per inserirlo in una newsletter serve una casella separata, non preselezionata, con testo chiaro; se passi i dati a uno sponsor serve un consenso specifico per quel trasferimento. Verifica che lo strumento registri data e testo del consenso per ogni iscritto e consenta la cancellazione in un clic. Per i dubbi chiedi al DPO e leggi le indicazioni del Garante.
Organizzatori e partecipanti: due pubblici
Gli organizzatori sono i tuoi clienti, i partecipanti sono i loro iscritti. Non mescolare le liste e non usare i partecipanti per promuovere la tua piattaforma senza il consenso dell’organizzatore e del partecipante. Verifica se puoi usare mittenti e sottodomini distinti, perché un reclamo di spam su un evento non deve peggiorare la consegna per tutti gli altri.
Costo: ondate di invio e liste
Un evento con migliaia di iscritti genera in pochi giorni conferme, due promemoria e un replay. Per i messaggi di servizio conta il prezzo per email, per le liste di marketing quello per contatto. Chiedi se i partecipanti che non hanno dato il consenso al marketing contano come contatti e se esistono limiti orari di invio nelle ore che precedono la diretta, quando le email partono a raffica.
Domande frequenti
Che giorno e che ora conviene per un webinar in Italia?
Dipende dal pubblico, quindi prova e misura invece di fidarti di una regola. Per un pubblico di lavoratori funzionano le ore centrali della mattina o del primo pomeriggio nei giorni feriali, fuori dalla pausa pranzo; per i consumatori la sera dopo cena. Evita agosto, le settimane di Natale e i ponti di primavera. Tieni due fasce in prova per qualche evento e confronta la quota di presenti sugli iscritti, non il numero di iscritti.
Cosa scrivo a chi si è iscritto ma non si è presentato?
Un messaggio breve il giorno dopo, con il link al replay e una frase che non fa pesare l’assenza. Aggiungi la prossima data utile se l’evento ha una replica. Un solo promemoria sul replay, qualche giorno dopo, basta: un secondo e un terzo fanno disiscrivere. Se il replay è a tempo, scrivi fino a quando resta disponibile. Non inserire nelle tue statistiche gli assenti come «iscritti attivi», perché falsa i confronti.
Posso registrare il webinar e mandare il replay?
Sì, ma i partecipanti devono sapere prima che la diretta verrà registrata e cosa succede alla registrazione, quindi avvisa nella pagina di iscrizione e all’inizio dell’evento. Voci, immagini e domande in chat sono dati personali. Decidi con il DPO per quanto tempo il replay resta online, chi lo vede e se le domande dei partecipanti possono comparire. Se l’organizzatore è un cliente, definisci chi è titolare del trattamento.
Come gestisco le domande raccolte durante la diretta?
Dopo l’evento, le domande rimaste senza risposta si trattano in un messaggio di follow-up entro pochi giorni, con le risposte e i link alle guide. Se l’evento ha trattato più temi, raggruppa le domande per argomento e invia a ciascun gruppo solo la parte che gli interessa. Non usare il contenuto della chat per profilare le persone se l’informativa non lo prevede, e non pubblicare i nomi di chi ha scritto senza il suo permesso.
Come invito a un evento senza essere considerato spam?
Per chi è già cliente, l’art. 130 del Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003) ammette in certi casi il soft spam su servizi analoghi, con opposizione semplice. Per un contatto che non ti conosce, o per un elenco acquistato, serve una base diversa: chiedi al DPO o al consulente su quale basi lo contatti e leggi le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali. Ogni invito deve avere un link per non riceverne altri.
Come invio l’attestato di partecipazione via email?
Se l’organizzatore rilascia un attestato, invialo solo a chi risulta presente, usando il dato di presenza che arriva dalla piattaforma, con un modello controllato dall’organizzatore. Per eventuali crediti formativi di una professione regolamentata, le regole le stabilisce l’ordine o l’ente di formazione: verifica con loro cosa deve riportare l’attestato e come va conservato. Il messaggio è di servizio e non deve contenere promozioni.
Cosa comunico agli organizzatori quando esce una nuova funzione?
Scrivi solo a chi ha già organizzato almeno un evento e spiega la novità con un caso concreto, per esempio come usare il replay a tempo o la pagina di iscrizione personalizzata. Evita i giorni a ridosso di un evento in corso dell’organizzatore. Per molte aziende la stagione di formazione si concentra tra settembre e novembre e tra gennaio e marzo: pianifica gli annunci importanti prima di quei periodi, non nel mezzo.
Che numeri guardo per capire se un invito funziona?
Rapporto tra invitati e iscritti, tra iscritti e presenti, e tra presenti e chi guarda il replay. Un calo degli iscritti non è un problema se i presenti restano motivati e partecipano. Non confrontare eventi con temi o pubblici molto diversi, e non attribuire all’email un risultato che dipende dal relatore. Con pochi iscritti le percentuali oscillano molto: leggile come indicazioni, non come verdetti.
Che cosa scrivo se la diretta salta per un problema tecnico?
Un messaggio subito, con il nuovo orario o la modalità di recupero, e una frase sola di scuse. Se mancano meno di sessanta minuti all’inizio, aggiungi un SMS o WhatsApp a chi ha dato il consenso, perché l’email può non essere letta in tempo. Dopo l’evento recuperato invia il replay a tutti gli iscritti. Se il problema nasce dalla tua piattaforma, avvisa anche l’organizzatore prima dei suoi iscritti.