Cosa valutare prima di scegliere
Date di scadenza come campo del contatto
Il cuore del lavoro è la data: scadenza del dominio, del certificato, del piano di hosting, del contratto di manutenzione. Cerca campi data personalizzati importabili da CSV e automazioni che partano a distanza dalla scadenza, per esempio sessanta, trenta e dieci giorni prima. Verifica che l’uscita dal percorso scatti quando il cliente rinnova, altrimenti riceverà un promemoria per qualcosa che ha già pagato, e il tuo studio farà una brutta figura.
Promemoria di servizio e promozioni separati
Un avviso di scadenza del dominio che il cliente ha acquistato da te è una comunicazione legata al contratto in corso. Se nello stesso messaggio inserisci l’offerta di un nuovo servizio, la parte promozionale segue le regole del consenso o del cosiddetto soft spam per servizi analoghi. Tieni i due tipi di messaggio in flussi distinti, con mittenti e modelli diversi, e chiedi al tuo consulente dove passi il confine nel tuo caso.
Dati dei clienti nel gestionale e nello strumento
Le scadenze stanno in un foglio, in un gestionale di fatturazione, nel pannello di hosting o nel tuo WordPress di manutenzione. Prima di scegliere verifica come arrivano allo strumento email: connettore nativo, collegamento Zapier o Make, oppure solo esportazione CSV. Se devi riportare i dati a mano ogni mese, i promemoria si sfalsano e il vantaggio dell’automazione si perde. Decidi quale elenco è la fonte unica e quale è una copia.
Preventivi da riprendere con una data
Un preventivo per un sito ha una validità, e dopo quella data il prezzo può cambiare. Costruisci una sequenza che parta dall’invio: un messaggio di conferma, un promemoria pochi giorni prima della scadenza dell’offerta, un messaggio dopo la scadenza che propone di aggiornarla. Verifica che il contatto esca dal percorso quando firma o risponde, e che si possa segnare il motivo di un rifiuto in un campo, per leggerlo a fine anno.
Consegna dei messaggi sul dominio del cliente
I promemoria devono arrivare, e un messaggio sul rinnovo del dominio finito in spam è un cliente che scopre l’errore a sito spento. Imposta SPF, DKIM e DMARC sul dominio da cui scrivi e controlla se lo strumento mostra lo stato dell’autenticazione. Se mandi a nome dei clienti, concorda con loro l’uso del loro dominio come mittente. Fai un invio di prova verso caselle aziendali vere, non soltanto verso Gmail.
Costo per pochi contatti e molte automazioni
Una web agency ha poche centinaia di clienti e molta logica: più percorsi, condizioni, campi. Il prezzo dei piani cambia di molto in base al numero di azioni e di utenti consentiti, oltre che ai contatti. Prima di decidere disegna i tre percorsi che vuoi davvero, conta i passaggi e confrontali con i limiti di ciascun livello. Un percorso con dieci passaggi su un livello che ne ammette cinque ti costringe a pagare il livello successivo.
Domande frequenti
Cosa scrivo nel promemoria di rinnovo del dominio?
Dì in apertura cosa scade e quando, in una riga: «il dominio tuosito.it scade il 18 novembre». Indica cosa succede se non si rinnova, il costo del rinnovo e come procedere, con un solo pulsante o una risposta a quella email. Evita toni allarmistici e non aggiungere offerte nello stesso messaggio. Manda tre promemoria, a sessanta, trenta e dieci giorni, e un messaggio finale se la scadenza passa senza rinnovo. Verifica sempre i dati prima di inviare.
Come vendo un canone di manutenzione a chi ha già il sito?
Parti dal rischio concreto, non dalle funzioni: aggiornamenti di sicurezza non fatti, backup mai provati, certificato in scadenza, plugin abbandonati. Manda al cliente un breve controllo dello stato del suo sito, con tre punti semplici, e una proposta a canone mensile con ciò che include e ciò che no. Nel messaggio non allarmare: elenca ciò che hai verificato e cosa proponi. Se il cliente non ha mai acconsentito a ricevere offerte, è meglio un’email individuale che una campagna.
Posso scrivere ai clienti dei miei clienti?
Non per conto tuo. I contatti raccolti da un cliente per il suo sito appartengono a lui, e tu li tratti solo su suo incarico, di solito come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, con un atto di nomina. Se gestisci il suo modulo di iscrizione o la sua newsletter, non usare quegli indirizzi per promuovere i tuoi servizi. Per le tue promozioni serve una lista tua, con le tue informative e il tuo consenso.
Cosa raccolgo dal modulo di contatto del sito di un cliente?
Nome, email e il messaggio, e basta, salvo che il servizio richieda altro. Ogni campo in più va giustificato nell’informativa. Aggiungi un link all’informativa vicino al pulsante di invio e una casella separata e non pre-spuntata per la newsletter. Verifica dove finiscono i messaggi: se il modulo li salva nel database del sito e li manda in email, decidi per quanto tempo conservarli. Un plugin di moduli per WordPress può trasmettere dati a servizi esterni, quindi controlla le impostazioni.
Che newsletter mando ai clienti di manutenzione?
Una breve ogni uno o due mesi, utile e concreta: che aggiornamenti sono stati applicati, una minaccia nota da conoscere, una guida di tre righe per un’operazione frequente come cambiare un testo o un’immagine. Scrivi come un tecnico a un non tecnico. Evita i bollettini troppo tecnici e le offerte a ogni invio. Chi si accorge che gli scrivi solo per vendere smette di leggere, mentre chi riceve un avviso di sicurezza chiaro capisce il valore del canone.
Cosa faccio quando un cliente non risponde ai promemoria di rinnovo?
Passa a un canale diverso: una telefonata, un messaggio al referente amministrativo, una lettera al titolare. Il promemoria automatico può finire nella casella di una persona che non lavora più in azienda. Scrivi nel contratto cosa avviene alla scadenza senza rinnovo, per esempio la sospensione del sito dopo un certo numero di giorni, e rispetta la procedura. Conserva le copie dei promemoria inviati con le date: se ci sarà una contestazione, saranno la tua prova.
Come scelgo il mittente per i promemoria?
Usa un indirizzo sul dominio dell’agenzia con un nome riconoscibile, per esempio assistenza@tuaagenzia.it, e una firma con nome, ruolo e telefono. I clienti devono poter rispondere e trovare una persona, non una casella che nessuno legge: un indirizzo no-reply fa perdere i messaggi con cui un cliente ti dice che ha cambiato referente. Indica nel messaggio come contattarti per questioni urgenti e controlla la casella di risposta ogni giorno.
Conviene offrire anche la gestione della newsletter dei clienti?
Se la sai fare con continuità, sì, perché si aggiunge al sito come servizio ricorrente. Se il calendario si ferma ogni volta che hai una consegna da chiudere, è meglio dire di no o offrire solo il modello e la formazione. Un cliente che aspetta una newsletter che non parte pensa male di tutto lo studio. Definisci nel contratto quanti invii al mese sono inclusi, chi scrive i testi e chi risponde ai messaggi dei lettori.
Quando conviene sospendere i promemoria durante l’anno?
Evita i giorni in cui i clienti non leggono: la settimana di Ferragosto, tra Natale e l’Epifania, i ponti lunghi come quello del 2 giugno. Se una scadenza cade in quei periodi, anticipa il primo promemoria di una settimana e metti il secondo prima della pausa. Evita anche di accumulare molti avvisi nello stesso giorno: se i clienti hanno più servizi in scadenza, raggruppali in un unico riepilogo ordinato per data invece di tre messaggi separati.