Cosa valutare prima di scegliere
Espositori, visitatori e stampa in gruppi separati
Un espositore che riceve l’invito a visitare la fiera si sente trattato come uno qualsiasi, e un visitatore che riceve la scadenza per la scelta dello stand si disorienta. Chiedi campi personalizzati per ruolo, padiglione, settore e metri quadrati, e verifica come si esporta ciascun gruppo. Un buon sistema permette anche di escludere un gruppo da una campagna con una regola, non a mano.
Inviti omaggio e codici degli espositori
Molte fiere funzionano con inviti omaggio: l’espositore invita i propri clienti con un codice, il cliente si registra e tu devi poterne attribuire l’accredito. Controlla che il modulo accetti un codice invito e lo salvi in un campo. I dati dei clienti degli espositori non devono confluire nella tua lista di marketing senza un consenso loro: chiarisci con un consulente chi è titolare di quei dati.
Badge e schede raccolte allo stand
Le presenze registrate agli ingressi e le schede raccolte dagli espositori con le app di lettura dei badge sono i dati più preziosi dopo l’evento. Chiedi come arrivano nello strumento: in automatico, con un file, a mano. Un caricamento il lunedì dopo non basta se vuoi il follow-up entro il giorno successivo. Verifica anche chi può leggere cosa, per non esporre i contatti di un espositore a un altro.
Un ciclo che dura molti mesi
Il ciclo di una fiera dura mesi: prima gli espositori, poi gli sponsor, poi i visitatori, poi il rinnovo per l’edizione successiva. Cerca la possibilità di collegare le automazioni a date diverse per ogni gruppo e di duplicare la struttura per l’anno dopo senza ripartire da zero. Considera anche i buyer stranieri: lingue diverse e fusi orari incidono sull’orario di invio.
Testi per professionisti in ufficio
Un operatore del settore legge le email al computer, in ufficio, e le usa per decidere se il viaggio vale il tempo. Servono date, programma dei convegni, elenco degli espositori e un pulsante di registrazione ben visibile. Controlla l’anteprima nei programmi di posta aziendali, con Outlook in testa, dove layout complessi possono rompersi. Se scrivi a indirizzi aziendali, verifica con il DPO come tratti i contatti B2B.
Misurare l’effetto di ogni invito
I clic non sono il risultato: contano accrediti, stand venduti e rinnovi. Collega ogni invito a un link con parametri UTM e a un codice di campagna nel modulo di registrazione. A fine edizione confronta le fonti: newsletter, inviti degli espositori, social, stampa. Non fidarti delle aperture, perché alcuni programmi di posta le registrano in automatico: verifica come il fornitore le tratta.
Domande frequenti
Con quanto anticipo comincio a scrivere agli espositori?
Le aziende decidono il budget fieristico molto prima dell’evento, quindi il primo contatto va impostato quando conosci le date e il regolamento di partecipazione. Prima gli espositori storici con la prelazione sul posizionamento, poi i nuovi, poi gli sponsor, infine i visitatori. Non esiste un numero di mesi uguale per tutti: parti dalla scadenza che per te è più rigida, di solito quella dell’assegnazione delle aree, e lavora a ritroso su ogni gruppo.
Cosa spedisco ai visitatori appena la fiera chiude?
Un ringraziamento breve a chi è entrato, con il link a foto e contenuti dei convegni, e una domanda sola sulla visita. Chi si era registrato e non è venuto riceve un messaggio diverso, con le registrazioni dei convegni se esistono. Il follow-up commerciale con le schede raccolte allo stand spetta agli espositori, non a te: puoi aiutarli con un promemoria, ma non scrivere ai loro contatti a nome loro senza un accordo chiaro.
Come preparo il rinnovo degli espositori per l’edizione successiva?
Parti mentre la fiera è ancora aperta o nei giorni subito dopo, quando i responsabili stand hanno in mente il lavoro svolto. Offri qualcosa di concreto per chi conferma presto, come la prelazione sulla posizione, e allega un riepilogo dei numeri dell’edizione che puoi documentare: visitatori accreditati, convegni tenuti, incontri organizzati. Evita promesse sui risultati commerciali di ciascuno: dipendono da loro, e uno slogan troppo ottimista indispone chi non ha venduto.
Cosa metto nella newsletter ai visitatori prima della fiera?
Il programma dei convegni con gli orari, le novità dell’edizione, tre o quattro espositori da non perdere e l’elenco delle informazioni pratiche: ingressi, parcheggi, navette, collegamenti in treno, alberghi convenzionati. Spezza il contenuto in più messaggi invece di un unico testo lungo, ciascuno con un solo pulsante di azione. Per gli operatori stranieri aggiungi una versione in inglese e indica con chiarezza se l’ingresso richiede accredito o un invito.
Come riporto in fiera chi è venuto in passato e non si è ancora registrato?
Separali dai nuovi contatti e apri il messaggio con le novità dell’edizione, perché chi torna di solito lo fa per un motivo preciso: un convegno, una categoria di espositori. Se la loro registrazione risale a più edizioni fa, verifica con il DPO su quale base li stai ricontattando: l’art. 130 ammette certe comunicazioni a chi ha già usufruito di un servizio, ma non vale per sempre né per ogni scopo.
Ha senso mandare messaggi durante i giorni della fiera?
Sì, se sono pochi e utili: una mail la mattina con i tre appuntamenti principali, un avviso su un cambio di sala o su un convegno in partenza. Per le urgenze valuta SMS o WhatsApp, con un consenso specifico raccolto in fase di registrazione. Ricorda che chi è in fiera legge dal telefono, in piedi, con la rete spesso lenta: testi corti, un solo pulsante, nessuna immagine pesante.
Come dimostro il valore della fiera a un espositore che dubita?
Con un resoconto dell’edizione basato su dati verificabili: visitatori accreditati per settore e provenienza, convegni svolti, incontri tra buyer e aziende, numero di inviti omaggio utilizzati. Invialo con il codice di rinnovo e una proposta di colloquio. Non allegare previsioni di vendita né promettere risultati: le stime gonfiate durano fino al primo confronto con l’espositore che non ha concluso nulla in fiera.
Posso acquistare un elenco di buyer esteri per riempire la fiera?
Meglio di no. Un elenco acquistato non ti dà la prova del consenso, espone al rischio di reclami e può far finire i tuoi messaggi in spam, danneggiando anche la reputazione con cui scrivi agli espositori. Il Garante ha sanzionato più volte invii promozionali non richiesti. Costruisci la lista con inviti personali, partecipazione a eventi collegati e collaborazioni con associazioni di categoria, e verifica con il DPO come trattare i contatti aziendali esteri.
Per quanto tempo conservo i dati degli accreditati e a chi li mostro?
Stabilisci i tempi nell’informativa: i dati di accredito servono per l’evento, mentre la presenza in lista marketing richiede un consenso a parte. Se gli espositori possono leggere chi ha visitato il loro stand, spiegalo al visitatore al momento della registrazione e della scansione del badge. Non consegnare l’elenco completo degli accreditati agli sponsor. Concorda con il DPO tempi di conservazione e criteri di cancellazione e applicali anche all’archivio delle edizioni passate.