Cosa valutare prima di scegliere
Contatti da prenotazioni e cassa
Chi prenota un tavolo, anche tramite TheFork o il tuo sito, accetta che tu lo contatti per quella cena, non di ricevere promozioni. Prevedi una casella separata e non preselezionata per la newsletter. Verifica poi come esportare i contatti dal gestionale di sala o dalla piattaforma di prenotazione: connettore nativo, collegamento tramite Zapier o Make, oppure file CSV da caricare ogni settimana.
Promemoria che riducono i no-show
Una conferma il giorno prima e un promemoria la mattina, con un link per disdire, liberano tavoli che altrimenti restano vuoti. Verifica se lo strumento gestisce anche SMS o WhatsApp, perché alle undici di sabato il telefono si legge prima della posta. Controlla anche chi risulta come mittente: il promemoria deve portare il nome del locale e un numero di telefono visibile, non un indirizzo anonimo.
Menu stagionale e calendario delle feste
Il tuo anno ha scadenze fisse: San Valentino, Festa della Donna, Pasqua e Pasquetta, i ponti di aprile e giugno, il menu di Ferragosto, vendemmia e sagre d’autunno, il cenone di San Silvestro. Cerca un editor che ti faccia riutilizzare il modello dell’anno scorso, con foto dei piatti leggere da caricare, e che permetta di programmare gli invii con settimane di anticipo.
Carta fedeltà e segmenti per frequenza
Chi viene ogni venerdì non va trattato come chi è passato una sola volta in vacanza. Se hai una carta fedeltà o un sistema a punti, controlla se puoi importare la data dell’ultima visita e il numero di passaggi come campi personalizzati. Così costruisci segmenti semplici: abituali, occasionali, fermi da sei mesi. Non serve un sistema complicato, serve una tabella aggiornata con regolarità.
Allergie e dati sanitari
Allergie, celiachia e intolleranze comunicate alla prenotazione sono dati relativi alla salute, cioè categorie particolari ai sensi dell’art. 9 del GDPR. Non metterli nei campi personalizzati né nei segmenti di una piattaforma generalista e non usarli per fare promozioni. Tienili nel gestionale di sala, per servire il cliente in sicurezza, e chiedi al tuo consulente privacy come conservarli e per quanto tempo.
Informativa, DPA e disiscrizione
Con il fornitore di email serve un accordo di trattamento (DPA) e devi sapere dove si trovano i server. Nel modulo indica chi sei, cosa invierai e ogni quanto, con il link all’informativa privacy; ogni messaggio deve permettere la cancellazione in un clic. Un QR code sul tavolo con conferma via email lascia traccia del consenso, utile se il Garante chiedesse di dimostrarlo.
Domande frequenti
Come riempio il ristorante nei giorni deboli come martedì e mercoledì?
Scrivi solo agli abituali, con un invito che abbia un motivo concreto: un piatto che esiste solo quel giorno, un menu degustazione ridotto, la serata con il produttore di vino. Manda l’email il lunedì mattina e lascia un numero limitato di tavoli, così l’invito appare reale. Evita lo sconto fisso ogni settimana: insegna ai clienti ad aspettarlo e abbassa il valore dei tuoi giorni forti.
Quando mando il menu di Natale e il cenone di San Silvestro?
Il primo invito agli abituali va a fine ottobre o ai primi di novembre, prima che le prenotazioni si riempiano e prima di comparire sui portali. Un secondo messaggio a metà novembre ricorda i posti rimasti, un terzo all’inizio di dicembre chiude le richieste. Indica subito il prezzo del menu fisso, la caparra eventualmente richiesta e la politica di disdetta: chi legge deve poter decidere senza telefonare per chiedere.
Come raccolgo gli indirizzi in sala senza risultare invadente?
Il metodo più pulito è un QR code sul tavolo o sul conto che porta a un modulo con nome, email e una casella per la newsletter, seguito da una email di conferma. Puoi indicare un vantaggio chiaro, come l’anteprima del menu stagionale, ma non condizionare il servizio al consenso. Evita i fogli sul bancone con calligrafie illeggibili: producono indirizzi sbagliati e nessuna prova del consenso.
Meglio WhatsApp o email per confermare un tavolo?
Per la conferma e il promemoria, il canale che il cliente guarda subito è di solito il telefono. WhatsApp Business richiede però un consenso per quel canale e messaggi basati su modelli approvati; verifica cosa include il tuo fornitore e quali costi si aggiungono. L’email resta la scelta giusta per il menu, le foto e le informazioni lunghe. Una soluzione ordinata prevede conferma sul telefono e newsletter via email.
Come chiedo una recensione dopo la cena?
Un messaggio il giorno dopo, con il link diretto alla scheda Google del locale, funziona meglio di un cartoncino sul conto perché il cliente ricorda ancora la serata. Mandalo a tutti gli ospiti, non solo a quelli che sembrano soddisfatti, e senza regali in cambio: le piattaforme di solito vietano di incentivare le recensioni. Se qualcuno risponde con un reclamo, gestiscilo in privato prima che diventi pubblico.
Quante email al mese sono troppe per un locale?
Per la maggior parte dei ristoranti bastano due o tre messaggi al mese, più i promemoria legati a una prenotazione. Nei mesi di bassa stagione puoi scendere a uno; prima di Natale o della stagione dei matrimoni puoi salire per un periodo breve. Se noti che i clienti si cancellano dopo un invio, non rimandare tutto: riduci la frequenza e offri una scelta, per esempio solo eventi o solo menu.
Come comunico le ferie estive o una chiusura improvvisa?
Per le ferie, avvisa gli abituali due settimane prima con le date esatte e il giorno di riapertura, e al rientro manda il menu di settembre. Per una chiusura improvvisa, come un guasto o il maltempo su un dehors, l’email arriva troppo tardi: usa SMS o WhatsApp solo per chi ha un tavolo prenotato quel giorno. Aggiorna anche gli orari su Google, altrimenti il cliente si fida di quelli.
Quanto costa mandare email per un locale con mille contatti?
Una newsletter alla settimana a mille contatti vuol dire circa 4.000 invii al mese. Brevo conta gli invii, non i contatti: il piano Starter da 9 $ al mese comprende 5.000 email, secondo help.brevo.com. Altri fornitori fatturano per numero di iscritti, quindi lo stesso locale può pagare in modo molto diverso. Confronta i listini con la tua lista reale, comprese le persone che non hanno mai aperto un messaggio.
Come misuro se le email portano davvero coperti?
Dai a ogni campagna un link di prenotazione con un parametro diverso, così vedi quante prenotazioni arrivano dal menu di Pasqua e quante dall’invito del martedì. In sala chiedi ai nuovi clienti come ci hanno conosciuto e annota «newsletter» nel gestionale. Lascia perdere il tasso di apertura, poco affidabile dopo le protezioni sulla privacy dei client di posta: contano le prenotazioni e i coperti.