Cosa valutare prima di scegliere
Segmenti per testata, argomento e territorio
Una lista stampa si divide per argomento (economia, cultura, food, motori, salute), per tipo di testata (quotidiano, periodico, agenzia, web, radio, TV) e per territorio, nazionale o locale. Servono tag multipli sullo stesso contatto e segmenti che combinino condizioni, per esempio giornalisti economici di testate regionali del Nord-Est. Controlla che i tag si importino da CSV e che il cambio di testata non cancelli lo storico dei comunicati ricevuti.
Embargo e orario di invio
L’embargo stabilisce che la notizia non può uscire prima di una data e di un’ora. Serve programmare l’invio a un orario preciso e ripetere la data dell’embargo nell’oggetto e in testa al messaggio. Verifica se la programmazione si può annullare o spostare e con quanto anticipo, e se esiste un tetto giornaliero di invii che potrebbe spezzare il comunicato in più giorni: chiedilo al fornitore prima di promettere al cliente un’uscita simultanea.
Personalizzazione che non sembri invio di massa
Un giornalista riconosce al volo un invio in blocco. Servono campi per nome, testata e ultimo articolo e testi con blocchi condizionali per segmento. Controlla come si comporta lo strumento quando un campo è vuoto: un saluto con la virgola sola dopo «Gentile» è peggio di nessun saluto. Se mandi pochi messaggi molto mirati, la posta del tuo account personale batte qualsiasi strumento da newsletter.
Base giuridica per scrivere ai giornalisti
Che l’indirizzo di un giornalista sia pubblico, su un sito o in un elenco di testata, non basta a farne un uso promozionale senza regole, come ricorda il Garante nelle sue indicazioni sull’attività promozionale. Per il comunicato a chi si occupa dell’argomento molti uffici stampa si appoggiano all’interesse legittimo, con informativa e disiscrizione immediata. È una valutazione da fare con il tuo consulente o DPO, caso per caso.
Opposizione e cancellazione su tutti gli elenchi
Un giornalista che chiede di non ricevere più i tuoi comunicati va escluso da tutti gli elenchi, anche da quelli per tema e per cliente. Verifica se lo strumento ha una lista di esclusione globale o solo per elenco, e se la memoria dell’opposizione resiste a una nuova importazione. Se lavori per più clienti con la stessa rubrica, decidi se il rifiuto vale per tutto l’ufficio stampa o per un solo cliente, e scrivilo nell’informativa.
Report: chi ha letto cosa, con cautela
Un’apertura può essere un’app di posta che scarica le immagini, non un giornalista che legge. Per un ufficio stampa conta di più sapere chi ha cliccato il link all’area stampa, chi ha scaricato le immagini, chi ha risposto. Controlla se lo strumento aggiunge un parametro UTM ai link e se esporta i clic per contatto, da incrociare con la rassegna stampa. Il risultato che interessa al cliente è l’uscita, non la statistica dell’invio.
Domande frequenti
Come strutturare l’oggetto di un comunicato?
Metti per primo il tipo di messaggio e il soggetto, poi la notizia, poi l’eventuale embargo: «Comunicato – Nuovo polo logistico a Padova, embargo giovedì ore 10». Il giornalista decide in due secondi se riguarda la sua area. Evita le maiuscole urlate e gli aggettivi promozionali. L’anteprima, la riga che compare dopo l’oggetto, deve aggiungere un dato e non ripetere il titolo. Usa lo stesso schema per tutti i comunicati, così le redazioni imparano a riconoscerti.
Allego il comunicato o metto un link?
Il testo del comunicato va nel corpo dell’email, perché molti lo leggono sul telefono e non aprono allegati sconosciuti. Aggiungi un link all’area stampa del sito o a una cartella condivisa con foto in alta risoluzione, didascalie e crediti, scaricabili senza registrazione. Un PDF pesante rallenta il messaggio e può finire tra i bloccati; se lo allegate comunque, tenetelo leggero e ripetete il contenuto nel testo. Prima di inviare, apri il link da un computer esterno al vostro ufficio.
Quante volte posso sollecitare un giornalista?
Un sollecito, uno solo, dopo due o tre giorni lavorativi, e solo se il comunicato era rivolto a quella persona per ragioni precise. Cambia il messaggio: aggiungi un dato, una disponibilità del portavoce o una foto nuova invece di ripetere il testo. Se non risponde, la risposta è probabilmente no, e va rispettata. Il giornalista che si sente inseguito smette di leggerti e lo dice ai colleghi: la reputazione di un ufficio stampa vive di pochi invii pertinenti.
Come tengo aggiornata la lista quando i giornalisti cambiano testata?
I giornalisti cambiano testata, passano a un altro settore o lasciano il mestiere, e gli indirizzi cambiano con loro. Dopo ogni invio guarda i rimbalzi: un indirizzo che rimbalza in modo definitivo va tolto, uno che rimbalza una volta va ricontrollato. Ogni tre o quattro mesi verifica a campione le redazioni principali sui siti delle testate e annota la data dell’ultimo controllo in un campo. Una rubrica piena di indirizzi morti peggiora anche la consegna verso quelli buoni.
Posso comprare una lista di giornalisti?
Una lista comprata non risolve il problema del consenso: devi sapere da dove arrivano gli indirizzi, per quale scopo sono stati raccolti e se chi li ha raccolti poteva cederli per l’invio di comunicati. Chiedi al fornitore una descrizione scritta della fonte e dell’informativa, e fai valutare l’uso al tuo consulente o DPO prima di caricare qualunque file. Una rubrica costruita a mano, con le persone che si occupano davvero di un tema, è più lenta ma regge meglio.
Cosa mettere in un invito a una conferenza stampa?
Data, ora, luogo con indicazioni per arrivare e per il parcheggio, nome dei relatori, durata, lingua e, se prevista, la diretta online con il link. Chiedi di confermare la presenza con un clic o una risposta e di indicare se serve l’accredito per fotografi e operatori. Il giorno prima manda un promemoria e, dopo l’incontro, il materiale con dichiarazioni e foto a chi non è venuto. Se devi annullare, scrivi subito, senza aspettare la mattina stessa.
Conviene mandare il comunicato in invii separati per tipo di testata?
Sì, quando l’ordine di arrivo conta. Le agenzie di stampa e le testate nazionali ricevono il comunicato per prime, le testate locali e specializzate subito dopo, radio e web in un terzo momento, se la notizia lo giustifica. Usa segmenti diversi e testi adattati: una testata locale cerca il nome del territorio, una rivista di settore i dati tecnici. Con un embargo, invece, tutti i segmenti partono nello stesso minuto programmato.
Come gestisco più clienti con la stessa rubrica stampa?
Tieni mittenti e modelli separati per cliente, con il nome del cliente o dell’ufficio stampa dedicato nell’oggetto, e non mescolare clienti concorrenti nello stesso invio. Un giornalista che riceve due comunicati di aziende rivali dallo stesso indirizzo capisce che sei un punto di raccolta, non un interlocutore. Se la rubrica è unica, conserva per ogni contatto gli argomenti e i clienti per cui ha accettato di essere contattato.
Cosa mando ai giornalisti tra un comunicato e l’altro?
Una lettera ogni due o tre mesi ai giornalisti con cui lavori davvero: calendario degli eventi dei clienti, disponibilità di portavoce, dati e studi utili, link a materiali già pronti. Non è un comunicato, è un servizio. Scrivi in modo diretto, in poche righe, e chiedi se vogliono continuare a riceverla. Per tutto il resto, un messaggio personale quando hai davvero una notizia vale più di dieci circolari.