Cosa valutare prima di scegliere
Contatti dei clienti e canali
I clienti ti scrivono su WhatsApp, Instagram e al telefono, quindi i contatti sono già sparsi. Decidi un unico elenco e raccoglilo con un modulo semplice che chieda nome, email e un consenso per la newsletter distinto da quello per il servizio. Verifica se lo strumento importa da CSV, se si collega al tuo software di prenotazione tramite Zapier o Make, oppure se conviene tenere una rubrica ordinata e aggiornarla a mano ogni settimana.
Misure, foto e dati sulla salute
Peso, circonferenze, foto dei progressi, infortuni e patologie sono dati sulla salute, per cui il GDPR prevede garanzie rafforzate (art. 9). Non inserirli come campi personalizzati né nei segmenti di uno strumento di newsletter e non allegarli a email di massa. Tienili in una cartella protetta o in un’app dedicata e raccogli un consenso esplicito per ciascuno scopo. Chiedi al tuo consulente come conservarli e per quanto tempo.
Alimentazione e integratori: cosa puoi dire
In Italia i piani alimentari personalizzati sono riservati a professionisti abilitati, come biologi nutrizionisti, dietisti e medici. Un personal trainer deve limitarsi a indicazioni generali sulle abitudini, e promuovere integratori richiede cautela su claim e conflitti di interesse. Controlla che i modelli di email non ti spingano a promettere risultati e fai rileggere i testi più delicati a chi esercita la professione sanitaria.
Check-in e sequenze individuali
Il valore di un trainer è la relazione, e le automazioni devono sostenerla, non sostituirla. Verifica se puoi mandare il check-in del lunedì, il promemoria prima di una sessione e il messaggio dopo una settimana di assenza, e se si interrompono quando il cliente risponde. Controlla che il mittente sia il tuo nome e che le risposte arrivino in una casella che leggi davvero, non a un indirizzo anonimo.
Pacchetti di sessioni e rinnovi
Se vendi pacchetti da dieci sessioni devi sapere quante ne restano e quando proporre il successivo. Verifica se lo strumento può tenere un campo numerico aggiornabile da un modulo o da un foglio e far partire una sequenza quando ne restano due. Un foglio condiviso aggiornato a mano regge fino a trenta clienti circa; oltre, serve un collegamento automatico o un gestionale con esportazione regolare.
Limiti gratuiti e costi di crescita
Con poche decine di clienti la cifra decisiva non è il canone ma il limite delle funzioni gratuite: quante automazioni, quanti invii al giorno, se compare il marchio dello strumento nelle email. Controlla cosa succede quando superi la soglia e se i piani a pagamento sono mensili o annuali. Un trainer in crescita deve sapere in anticipo quanto costerà arrivare a cinquecento contatti.
Domande frequenti
Come faccio i check-in settimanali senza passare le serate a scrivere?
Prepara un modello di tre domande al massimo, per esempio come sono andati gli allenamenti, come hai dormito e c’è qualcosa da cambiare, e programmalo il lunedì mattina. Le risposte arrivano nella tua casella e le leggi in dieci minuti. Rispondi a mano solo dove serve davvero. Se il messaggio sembra un modulo, i clienti smettono di rispondere: scrivilo nel tuo tono e firmalo con il tuo nome.
Quando e come propongo il rinnovo di un pacchetto di sessioni?
Quando ne restano due, scrivi un messaggio personale con un breve riepilogo di quanto è stato fatto, descritto a parole e non con numeri copiati da un’app, e due opzioni chiare per proseguire, per esempio lo stesso ritmo o uno più leggero. Evita lo sconto come leva automatica. Se il cliente non risponde entro una settimana, un solo promemoria; poi lascia che sia lui a farsi vivo.
Posso mandare le schede di allenamento per email?
Una scheda individuale mandata a una persona è una comunicazione di servizio, non marketing, ma contiene dati personali e talvolta informazioni sulla salute. Meglio un link protetto o un’app che un allegato che resta nella posta per anni. Non usare lo strumento di newsletter per distribuire le schede: è pensato per gli invii di massa e mescolerebbe due funzioni diverse, con il rischio di mandare a molti ciò che era destinato a uno.
Che email mando dopo la prima consulenza gratuita?
Un riepilogo breve nello stesso giorno: cosa vi siete detti, l’obiettivo concordato, le fasce orarie disponibili per cominciare e per quanti giorni vale la proposta. Non chiedere per email i dettagli su infortuni o patologie: raccoglili di persona o con un questionario protetto, spiegando perché. Se il contatto non risponde, un solo messaggio dopo una settimana con una domanda semplice, per esempio se preferisce rimandare a settembre.
Come uso Instagram insieme alla newsletter?
I follower non sono una lista: nessuno ti ha dato un consenso per le email. Metti nella bio un solo link a un modulo, con un contenuto concreto in cambio dell’iscrizione, per esempio una guida alla ripartenza dopo l’estate. Su Instagram mostri il lavoro, nella newsletter spieghi con più calma. Non passare gli indirizzi dei messaggi diretti allo strumento senza che la persona abbia scelto di iscriversi.
Come vendo un programma di allenamento online per email?
Parti da una risorsa gratuita, per esempio una guida o un test di mobilità, e dopo l’iscrizione manda quattro o cinque messaggi in dieci giorni: chi sei, un problema ricorrente, un caso senza nomi, l’offerta. Indica prezzo, durata e cosa è incluso. Per le vendite a distanza a consumatori valgono le regole sul diritto di recesso, con eccezioni per i contenuti digitali: verifica le condizioni con un consulente prima di pubblicare l’offerta.
Posso pubblicare foto prima e dopo dei miei clienti?
Solo con il consenso scritto della persona, riferito a quell’uso preciso, e con la libertà di ritirarlo. Una foto del corpo può rivelare informazioni sulla salute, quindi l’autorizzazione deve essere esplicita. Attenzione anche ai claim: promettere dimagrimento o risultati rapidi può essere contestato come pubblicità ingannevole. Se non sei sicuro, usa testimonianze scritte, senza foto, e fai controllare il testo da un consulente prima dell’invio.
Cosa scrivo a un cliente che sparisce da un mese?
Un messaggio breve e senza colpa, che dia tre strade: sospendere senza perdere il pacchetto, cambiare orario, cambiare obiettivo. Aggiungi che puoi anche aspettare. Non allegare offerte come primo passo. Se non risponde, un secondo contatto dopo tre settimane, poi basta. Annota nel foglio la data dell’ultimo messaggio, così non scrivi due volte per distrazione. Chi torna a settembre ricorda come l’hai trattato.
Da dove parto se non ho mai usato uno strumento di email?
Da una sola sequenza: il benvenuto a chi lascia l’indirizzo dal tuo sito o dal link in bio. Tre messaggi in due settimane bastano. Usa il piano gratuito, controlla i limiti e non pagare un anno in anticipo prima di aver provato. Domenica pomeriggio è abbastanza per configurare modulo, consenso e prima sequenza. Solo dopo un mese aggiungi il check-in dei clienti: ogni funzione in più è un pezzo da mantenere.
Quante email al mese mando a clienti e contatti?
Con i clienti attivi il contatto è personale e quasi sempre su WhatsApp; la lista email serve per ciò che riguarda tutti. Due messaggi al mese bastano nei periodi normali, fino a quattro a gennaio e a settembre, quando le persone riprendono. Prima di Ferragosto e di Natale un solo messaggio con gli orari di lavoro. Chi non apre nulla da sei mesi va tolto dalla lista o interpellato una volta, con rispetto.