Cosa valutare prima di scegliere
Documenti da preparare
Prima di scrivere al supporto raccogli statuto, atto costitutivo, codice fiscale, eventuale iscrizione al Registro unico nazionale del Terzo settore (RUNTS) o all’albo regionale, e un sito che descriva l’attività. MailerLite chiede documenti ufficiali, Brevo un certificato, il codice fiscale o il sito. Chiedi al commercialista in quale categoria rientra oggi il tuo ente dopo la riforma del Terzo settore e quale documento dimostra meglio la qualifica.
Sconto solo sui piani a pagamento
Lo sconto non tocca i piani gratuiti: se la tua lista sta nei limiti di Brevo, MailerLite o Kit, la spesa è già zero. MailerLite applica il 30% a ogni piano a pagamento ma non lo somma al 10% del pagamento annuale; Brevo applica il 20% con un coupon. Fai due conti: se il gratuito basta per i prossimi dodici mesi, rimanda la richiesta di sconto e usa il tempo per curare il consenso.
Soci, donatori e volontari: tre liste
Chi ha donato, chi è socio e chi fa volontariato riceve messaggi diversi e con basi giuridiche diverse. Le comunicazioni istituzionali ai soci non sono lo stesso che un appello a un donatore occasionale: chiedi al DPO o al consulente come tracciare il consenso per ciascun gruppo. Usa etichette e campi, non liste separate. Conserva solo ciò che serve, per esempio data di iscrizione e stato, e togli chi non è più socio da tempo.
Dati su convinzioni e salute dei beneficiari
Un’associazione che segue persone con una malattia, o che raccoglie appartenenze religiose, politiche o sindacali, tratta categorie particolari di dati. Non scrivere questi dati nei campi, nelle etichette o negli oggetti delle email: un messaggio che nomina la parrocchia, il sindacato o la patologia rivela di per sé informazioni delicate. Chiedi al DPO quale base giuridica vale per il tuo ente e limita lo strumento a nome, indirizzo e consenso.
Calendario delle campagne e tetti di invio
I momenti forti sono Natale, Pasqua, la raccolta per il 5 per mille tra primavera ed estate e gli eventi locali. Un appello che deve arrivare a tutti i sostenitori nella stessa settimana si scontra con i tetti giornalieri e mensili dei piani gratuiti: leggi quelli del fornitore che scegli e conta i giorni di invio. Pianifica le date con i limiti in mano e prevedi un livello a pagamento nel mese del picco, con lo sconto chiesto in anticipo.
Passaggio di consegne tra volontari
Nelle associazioni chi cura la newsletter cambia. Intesta l’account all’ente e non a una persona, usa un indirizzo condiviso come amministratore e documenta ogni automazione. MailerLite gratuito ammette due utenti, ActiveCampaign Starter uno: controlla quanti accessi ti servono, perché chi condivide la password si porta dietro un rischio. Scrivi su una pagina chi decide i testi, chi controlla i consensi e chi rinnova il piano.
Domande frequenti
Come richiedo lo sconto a MailerLite?
Secondo la pagina mailerlite.com/mailerlite-for-nonprofits: apri la prova gratuita di 14 giorni, scegli «nonprofit» come settore e scrivi al supporto con la documentazione entro quei 14 giorni. Dopo la verifica applicano il 30% sui piani a pagamento. Lo sconto non si somma a quello per il pagamento annuale: scegli quale ti conviene. Prepara in anticipo statuto e iscrizione, così la risposta non scade a metà prova.
Che prova chiede Brevo per lo sconto del 20%?
Secondo brevo.com/company/ngos, l’organizzazione deve essere ufficialmente registrata come no profit o ente di beneficenza. Nella richiesta al supporto indichi uno tra certificato di registrazione, codice fiscale o sito ufficiale; dopo la verifica ricevi un coupon da applicare nell’app a un piano a pagamento, mensile o annuale. Se l’ente è anche esente da imposte, aggiungi la prova. Per chi non ha uno status ufficiale la pagina dice che lo sconto non spetta.
Lo sconto HubSpot del 40% vale anche in Italia?
La pagina hubspot.com/nonprofits indica come requisito la sede e la registrazione in Nord America, Australia o Nuova Zelanda e parla di un programma pilota in altre aree. L’Italia non vi è citata: scrivi a HubSpot e chiedi per iscritto se il tuo ente è ammesso. Lo sconto vale per nuovi clienti con contratto annuale sui livelli Professional ed Enterprise, non su Starter: per un piccolo ente il costo resta alto.
Mailchimp offre uno sconto alle associazioni?
Non abbiamo trovato una condizione scritta sul sito del fornitore valida per l’Italia: chiedila al supporto prima di contarci. Senza sconto, il piano gratuito basta per una piccola associazione che scrive poco, ma con una lista di sostenitori che cresce il costo sale per fasce, come mostra il listino. Chiedi percentuale, piani coperti, documenti e durata, e conserva la risposta.
Un’associazione sportiva dilettantistica può avere gli sconti?
Dipende dal programma e dal tuo status. Le pagine che abbiamo letto parlano di organizzazioni nonprofit o enti di beneficenza ufficialmente registrati: un’ASD può rientrare se ha una qualifica documentabile, ma non è automatico. Chiedi al supporto se accettano l’iscrizione al registro delle attività sportive dilettantistiche o un’altra prova, e al tuo consulente come dimostrare lo status del tuo ente. Non dare per scontato che un codice fiscale basti.
Posso scrivere ai soci per chiedere donazioni?
Dipende dalla base giuridica e da come hai raccolto i contatti. Le comunicazioni istituzionali ai soci seguono regole diverse da un appello di raccolta fondi rivolto a chi non ha dato un consenso al marketing. Per la raccolta fondi via email serve di norma un consenso specifico, salvo i casi che il tuo DPO riterrà coperti. Separa le liste, indica nell’informativa gli scopi e offri la disiscrizione in un clic.
Quando scrivo per il 5 per mille e che cosa non devo promettere?
Programma l’invio nel periodo in cui si fa la dichiarazione dei redditi, con un messaggio chiaro: codice fiscale dell’ente, che cosa finanzia la raccolta, come scegliere. Non promettere risultati né vantaggi personali, non dare indicazioni fiscali e rimanda al commercialista dell’iscritto per i dettagli. Riferisci in seguito come hai usato i fondi, con numeri reali presi dal bilancio, senza arrotondamenti di comodo.
Come ringrazio un donatore e che cosa cambia con la ricevuta fiscale?
L’email di ringraziamento arriva subito dopo la donazione, con nome, importo e uso dei fondi; la ricevuta o l’attestazione ai fini fiscali è un documento a parte con regole proprie, e l’email non la sostituisce. Chiedi al commercialista come emetterla e quali dati servono, e non metterli nei campi dello strumento se non necessari. Verifica nello strumento che cosa parte in automatico e che l’importo corretto sia collegato alla persona giusta.
Conviene usare lo stesso strumento per donatori e volontari?
Con poche centinaia di persone sì: un solo account con etichette per donatori, soci e volontari evita doppioni. Quando i donatori ricorrenti diventano molti e servono storico delle donazioni e promemoria di rinnovo, valuta un gestionale per enti no profit collegato allo strumento email, verificando se esiste un connettore nativo, un collegamento Zapier/Make oppure solo l’esportazione CSV. Prima di unire le liste controlla che ogni gruppo abbia dato il consenso giusto.