Cosa valutare prima di scegliere
Eventi dell’LMS che arrivano allo strumento
Le email più utili partono da ciò che fa lo studente: iscrizione, primo accesso, modulo terminato, quiz non superato, nessun accesso da dieci giorni. Chiedi al fornitore dell’LMS, o al tuo sviluppatore, come questi eventi escono: webhook, API, un passaggio tramite Zapier o Make, oppure solo un’esportazione periodica. Un’esportazione settimanale basta per la newsletter, ma non per i messaggi che devono arrivare il giorno stesso dell’azione.
Avanzamento, attestati e certificati
L’email di fine corso porta il link all’attestato e propone il passo successivo. Se l’attestato serve a un riconoscimento o a un obbligo del lavoratore, non lasciarlo solo a un messaggio di marketing: tieni copia nel gestionale e ricorda che i link scadono. Verifica che il campo «corso completato» si aggiorni prima che parta l’invio, altrimenti arriva l’invito a riprendere un corso già concluso, ed è proprio l’errore che gli studenti si ricordano.
Studenti minorenni e consenso
Se la piattaforma accoglie studenti delle medie e delle superiori, chi si iscrive può avere meno di quattordici anni: per i servizi online ai minori serve il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale (art. 2-quinquies del Codice Privacy, verifica con il DPO). Niente profilazione commerciale dei minori e messaggi destinati al genitore o all’indirizzo scolastico indicato. Prevedi nel modulo un campo che distingua studente e genitore, e usalo per i segmenti.
Segmenti per corso, livello e stato
Chi studia inglese e chi studia contabilità non devono ricevere le stesse sequenze. Usa tag per corso, livello e stato (in corso, concluso, abbandonato) e un campo con la data di acquisto. Con più docenti aggiungi il campo docente, così gli aggiornamenti partono con il nome giusto. Per proporre il corso successivo parti da chi ha concluso l’area adiacente, non dall’intera lista: è anche il modo più semplice per non annoiare chi ha già comprato.
Messaggi di servizio e consegna
Le email con credenziali e link di accesso non possono finire in spam né arrivare con venti minuti di ritardo. Separa mittente e dominio dei messaggi di servizio da quelli promozionali e fai impostare SPF, DKIM e DMARC dal tuo tecnico. Chiedi al fornitore se le email transazionali sono incluse nel piano o vendute a parte. Prima del lancio, invia prove a caselle di test su Gmail, Outlook, Apple Mail, Libero e Virgilio.
Recesso e condizioni dei corsi digitali
Per i corsi digitali il Codice del consumo prevede regole su informazioni precontrattuali e diritto di recesso; quando l’accesso parte subito dopo l’acquisto, valgono condizioni particolari da verificare con un consulente. L’email di conferma d’ordine deve riportare i dati essenziali e le condizioni, non solo un link alla piattaforma. Conserva la prova dell’accettazione e tieni distinti questi messaggi di servizio dalle promozioni.
Domande frequenti
Quali periodi dell’anno vanno presidiati con le email?
Settembre e ottobre, quando riparte l’anno di studio e di lavoro, e gennaio sono i momenti da presidiare. Per le piattaforme di ripetizioni e recupero contano giugno, a lezioni finite, e le settimane prima di esami o test di ammissione. Ad agosto riduci il ritmo e usa l’estate per contenuti gratuiti. Costruisci il calendario dal tuo settore e ricontrolla le date ogni anno, perché scadenze di iscrizione e sessioni d’esame cambiano.
Meglio una newsletter generale o email dedicate a ogni corso?
Servono entrambe, con ruoli diversi. La newsletter generale, ogni quindici giorni o una volta al mese, racconta novità del catalogo e contenuti gratuiti. Le email di corso accompagnano chi studia e partono dagli eventi dell’LMS. Non mandare la newsletter a chi è nei primi giorni di un corso: con una regola nello strumento sospendila per una settimana, così lo studente riceve una cosa alla volta e capisce quali messaggi contano.
Come recupero chi smette di seguire un corso a metà?
Definisci l’inattività con un numero di giorni coerente con il corso, per esempio dieci per uno breve e venti per uno lungo, e manda un primo messaggio con un solo passo successivo: la lezione dove si è fermato. Dopo una settimana, un secondo messaggio può offrire aiuto o una sessione di domande con il docente. Se non risponde, passa a una cadenza mensile invece di scrivere ogni settimana a chi ha già deciso di fermarsi.
Posso mandare promozioni a chi si è iscritto a un corso gratuito?
Dipende da cosa ha accettato. L’iscrizione a un corso gratuito dà diritto a riceverlo, non automaticamente alla newsletter commerciale: serve una casella di consenso distinta o una base giuridica da verificare. L’art. 130 del Codice Privacy ammette in certi casi messaggi su prodotti analoghi a chi ha già acquistato, con possibilità di opposizione; per gli iscritti gratuiti valuta il caso con il DPO e conserva sempre data e testo del consenso.
Come comunico le lezioni dal vivo e i webinar?
Manda l’invito con data, orario italiano, link e file per il calendario, poi un promemoria il giorno prima e uno un’ora prima. Dopo la diretta invia il replay a chi si era iscritto, con un testo diverso per chi c’era e per chi no, e usa il tag di presenza per capire chi è pronto per il corso successivo. Se la diretta viene registrata, ricordalo nell’informativa e nei messaggi di conferma.
Vendiamo corsi alle aziende: che cosa mando ai dipendenti iscritti?
Il cliente è l’azienda, ma lo studente è un dipendente che non ti ha scelto. Manda a lui solo messaggi organizzativi: accesso, scadenze, attestato. Il referente HR può chiedere un resoconto di chi ha concluso, che è un dato personale del lavoratore: concorda nel contratto che cosa viene condiviso e verifica con il DPO dell’azienda. Non usare gli indirizzi aziendali dei partecipanti per promuovere altri corsi senza una base giuridica chiara.
Come tengo sotto controllo il costo con molti iscritti che non entrano più?
Separa gli inattivi dai paganti con un tag e archivia ogni trimestre chi non apre né accede da sei mesi, dopo un ultimo messaggio per chiedere se vuole restare. Chiedi come lo strumento conta chi si disiscrive, i duplicati e i contatti archiviati: cambia da fornitore a fornitore. Simula il costo con la lista attuale e con il doppio dei contatti prima di firmare, ricordando che le cifre in listino possono valere solo con pagamento annuale.
Come provo un flusso di benvenuto prima di attivarlo?
Crea tre account di prova con indirizzi diversi, uno Gmail, uno aziendale e uno di un provider italiano, e iscriviti come farebbe uno studente vero. Controlla i tempi di arrivo, che i link aprano la lezione giusta, che il campo nome non mostri valori vuoti e che il messaggio si legga bene su telefono. Poi verifica che la disiscrizione funzioni e che chi si è cancellato non riceva più la sequenza.