Cosa valutare prima di scegliere
Ruoli diversi nello stesso elenco
Candidati, partecipanti confermati, mentor, giudici, partner e volontari ricevono messaggi diversi, e uno sbaglio imbarazza: il briefing riservato ai giudici non deve arrivare ai concorrenti. Verifica che gruppi o tag si combinino con campi come ruolo, scuola o ateneo, edizione e stato della candidatura, e che ogni persona possa appartenere a più gruppi senza duplicare il contatto né il costo.
Candidature con più stati
Se i posti sono pochi, il percorso non è iscritto o non iscritto: candidatura ricevuta, preselezionato, confermato, lista d’attesa, ritirato. Ogni stato richiede un messaggio, e il passaggio da lista d’attesa a confermato deve poter partire in poche ore quando qualcuno rinuncia. Chiedi se lo strumento permette di aggiornare lo stato con un file importato o con una regola, e se gli errori si possono correggere senza reinviare tutto.
Da dove arrivano le candidature
Le candidature nascono da un modulo del sito, da una piattaforma di eventi o da un foglio condiviso. Chiedi come l’elenco arriva allo strumento di email: importazione periodica, collegamento automatico o copia manuale. Fai una prova con dieci candidature false e controlla che campi come team, tecnologia scelta e scuola vengano mappati correttamente prima che inizino le iscrizioni vere.
Minorenni, scuole e genitori
Gli hackathon scolastici o aperti agli under 18 aprono un capitolo a parte: per i minori serve in genere il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale (verifica con il DPO l’art. 2-quinquies del Codice Privacy) e niente profilazione per fini promozionali. Chiedi se lo strumento permette di tenere i genitori come contatti collegati, e comunica con la scuola attraverso il referente, non con messaggi diretti ai ragazzi.
Regolamento, premi e proprietà dei progetti
Il regolamento deve essere accettato e la versione deve poter essere dimostrata: la conferma di iscrizione è il punto naturale per inviarla e conservarne la data. Per i premi in denaro o in beni controlla con un consulente se la normativa sulle manifestazioni a premio si applica al tuo caso. Chiarisci per iscritto a chi appartengono i progetti: uno sponsor che li riutilizza senza dirlo rovina la fiducia.
Costi a ondate e liste che restano piccole
L’attività si concentra in poche settimane: candidature, selezione, evento. Controlla se puoi fermarti dopo l’evento senza vincoli, o se un contratto annuale ti lega per undici mesi in cui non scrivi a nessuno. Con poche centinaia di iscritti molti piani gratuiti bastano, ma guarda il tetto sugli invii giornalieri e mensili: un messaggio a tutti nella sera prima dell’evento deve poter partire in un’unica spedizione.
Domande frequenti
Quali email inviare ai partecipanti prima dell’hackathon?
Parti da una conferma che spieghi cosa portare, dove andare e cosa succede in ciascuna fase. Nelle settimane successive alterna il tema della sfida, la presentazione di partner e mentor, le risorse tecniche (dati, interfacce, strumenti) e le indicazioni per formare i team. Nell’ultima settimana invia il messaggio operativo con orari, ingresso, connessione e contatti. Il criterio è semplice: ogni messaggio deve contenere un’informazione che il partecipante non aveva ancora, altrimenti non inviarlo.
Come recluto partecipanti se parto senza una lista?
Cerca i luoghi dove le persone già si riuniscono: dipartimenti universitari e ITS Academy, scuole superiori tecniche, bootcamp, coworking, community locali su Telegram o Discord, associazioni di sviluppatori. Chiedi ai referenti di condividere il link a una pagina di candidatura invece di inviarti elenchi di indirizzi, così il consenso resta in capo a chi si iscrive. Coinvolgi i partner nella promozione e tieni traccia della provenienza di ogni candidatura per capire quali canali funzionano davvero.
Cosa mando per email e cosa conviene lasciare a Telegram o Discord durante l’evento?
Lascia ai canali in tempo reale le domande e le comunicazioni che cambiano di ora in ora; usa l’email per ciò che richiede una traccia, come criteri di valutazione, orari ufficiali, scadenza della consegna e regole di sicurezza. Tre messaggi bastano: uno al kickoff, uno a metà con le risorse e uno per la consegna finale. Chi non sta su un canale deve comunque ricevere le informazioni essenziali per email, quindi non delegare mai tutto a una chat.
Cosa invio dopo la fine dell’hackathon?
Entro un giorno un ringraziamento per tutti, con i risultati e le foto più significative, e un breve questionario mentre il ricordo è fresco. Dopo qualche giorno una vetrina dei progetti, solo con l’autorizzazione dei team. Poi i contatti utili: partner che vogliono parlare con i partecipanti, opportunità di lavoro o di incubazione, la data della prossima edizione. Chiedi un consenso esplicito a restare nella newsletter: partecipare all’evento non equivale a iscriversi alla community.
Come aiuto i partecipanti a formare i team via email?
Chiedi già nel modulo se la persona ha un team, cerca compagni o vuole essere assegnata, e quali competenze porta. Poche settimane prima invia a chi cerca un team un messaggio con un canale o un modulo dove presentarsi, e fissa una data oltre la quale i team vengono formati dagli organizzatori. Non condividere elenchi di nomi e indirizzi tra i partecipanti senza il loro consenso: lascia che sia ciascuno a decidere cosa mostrare agli altri.
Posso condividere i dati dei partecipanti con i partner che offrono lavoro?
Solo se il partecipante lo ha chiesto o lo ha autorizzato in modo specifico. Il consenso a ricevere offerte di lavoro è distinto da quello all’iscrizione e va raccolto con una casella separata che nomini chi riceverà i dati. In alternativa, puoi far girare il messaggio del partner ai partecipanti che hanno acconsentito, senza consegnare l’elenco. Il CV, se lo raccogli, è un dato personale da trattare con particolare cura: parlane con il DPO.
Come scrivo a mentor e giudici senza mescolarli ai partecipanti?
Tieni per loro un gruppo separato con un calendario di impegni e una scheda sintetica: tempi disponibili, criteri di valutazione, regole sul conflitto di interessi, canale per i dubbi. I giudici devono ricevere i criteri prima dei partecipanti? No: devono riceverli insieme, così nessuno ha un vantaggio. Il giorno prima conferma orari e turni con un messaggio personale. Dopo l’evento, ringrazia con un riferimento al contributo concreto di ciascuno, non con un testo uguale per tutti.
Come comunico i risultati senza creare polemiche?
Anticipa nel regolamento i criteri, il peso di ciascuno e il modo in cui verranno comunicati i risultati. Invia ai vincitori un messaggio riservato prima di quello pubblico, così possono confermare e organizzarsi per la premiazione. A chi non vince offri, se previsto, un feedback sintetico dei giudici. Evita classifiche complete con punteggi nell’email: inviale a chi le richiede. Un messaggio pacato e puntuale riduce le contestazioni più di qualunque spiegazione successiva.
Con che ritmo scrivere nelle settimane che precedono l’evento?
Nei primi mesi basta un messaggio ogni due o tre settimane a chi è già iscritto. Nel mese finale passa a un messaggio a settimana, ma solo se ciascuno porta una novità vera: un partner, un dettaglio della sfida, un cambio logistico. Nell’ultima settimana sono ammessi messaggi ravvicinati perché le persone si stanno preparando. Se devi ripetere un’informazione già data, mettila in una pagina di riferimento e rimanda a quella, invece di inviare un altro promemoria.