Cosa valutare prima di scegliere
Dal preventivo alla firma, in automatico
Il momento in cui si perdono più clienti non è l’evento, è il silenzio dopo la richiesta di preventivo. Cerca una piattaforma che risponda subito con le prossime tappe, ricordi a te e al cliente il sopralluogo e mandi un sollecito gentile se il preventivo resta fermo qualche giorno. Se la trattativa coinvolge più persone, per esempio gli sposi e i genitori, controlla che tutti i contatti restino collegati alla stessa pratica.
Conferme di presenza e menù degli ospiti
Un invito con pulsanti Sì e No porta a una pagina o a un modulo, e la risposta deve aggiornare il contatto senza che tu copi nulla a mano. Attenzione ai campi su allergie e intolleranze: sono dati relativi alla salute, quindi chiedili solo se servono, tienili fuori dai campi di personalizzazione e dai segmenti della piattaforma e verifica con il tuo consulente privacy dove conservarli, per esempio nel foglio operativo dell’evento.
Calendario costruito a ritroso dalla data
Un evento ha un conto alla rovescia: save the date molto prima, invito, sollecito a chi non ha risposto, promemoria logistico la settimana prima e messaggio del giorno prima con orari e parcheggio. Cerca automazioni che partano da una data dell’evento salvata nel contatto, non dal momento dell’iscrizione, e che puoi duplicare per il cliente successivo cambiando solo la data. Dove previsto, aggiungi SMS o WhatsApp per l’ultimo promemoria.
Liste separate: sposi, aziende, fornitori
Gli indirizzi che gestisci hanno basi giuridiche diverse: chi ti ha chiesto un preventivo, gli invitati che non hai mai sentito, i fornitori con cui lavori. Gli invitati di un matrimonio non sono contatti di marketing: usa il loro indirizzo solo per l’evento e non iscriverli alla newsletter. Per le richieste dal sito serve il consenso esplicito; per i vecchi clienti l’art. 130 del Codice Privacy ammette il cosiddetto soft spam solo per servizi analoghi e con opt-out.
Costo per contatto e picchi di invio
Quasi tutti i listini crescono con il numero di contatti, non con gli eventi. Se nell’account restano per anni gli invitati di feste passate, paghi indirizzi inutili: cerca un modo semplice di archiviare o eliminare i contatti a evento concluso. Altri piani limitano gli invii giornalieri o mensili, e un invito a 300 persone in una mattina può scontrarsi con quel tetto. Leggi con attenzione come la piattaforma conta i contatti.
Collegamenti con sito, moduli e biglietteria
Prima di scegliere elenca da dove arrivano i tuoi contatti: modulo del sito, WhatsApp, piattaforma di biglietteria, fogli condivisi con la location. Per ciascuna fonte chiedi al fornitore se esiste un connettore nativo, un collegamento Zapier o Make, oppure solo l’esportazione CSV. La differenza tra automatico e manuale decide quanto tempo ti resta per l’evento: fai una prova con dati finti prima di abbonarti.
Domande frequenti
Posso scrivere agli invitati di un matrimonio con gli indirizzi raccolti dagli sposi?
Per inviti e logistica sì, perché il trattamento serve a eseguire l’incarico ricevuto dagli sposi; è però un trattamento diverso dal marketing. Usa quegli indirizzi solo per invito, informazioni pratiche e ringraziamento, chiarisci nell’informativa chi è titolare e chi responsabile (verifica con il tuo consulente privacy) e non aggiungere nessuno alla newsletter senza consenso. Se un invitato chiede di non ricevere altro, cancellalo subito.
Quando mandare il save the date e i promemoria di un matrimonio?
Per le nozze in alta stagione, tra maggio e settembre, il save the date esce molti mesi prima, anche un anno, soprattutto se gli ospiti vengono da fuori e devono prenotare l’alloggio. L’invito formale segue due o tre mesi prima, con una data limite per rispondere; poi un sollecito a chi tace, il promemoria logistico la settimana prima e il messaggio finale il giorno prima. Per un evento aziendale bastano poche settimane.
Come uso l’email dopo l’evento per trovare nuovi clienti?
Entro pochi giorni manda un ringraziamento con le foto migliori e il link per lasciare una recensione sulla scheda Google dell’attività; dopo qualche settimana, chiedi una presentazione ai clienti più soddisfatti. Per gli eventi aziendali, ricontatta il referente in vista dell’occasione successiva, come la cena di Natale o la convention annuale. Affida tutto a un’automazione agganciata alla data dell’evento: scrivi il flusso una volta e riusalo.
Come tengo separati più eventi nello stesso account?
Usa un tag o un campo con nome e data dell’evento invece di creare una lista per ogni festa: così chi partecipa a due eventi non viene contato due volte nel prezzo e puoi eliminare tutti i contatti di un evento chiuso con un solo filtro. Prima di abbonarti verifica come la piattaforma conta lo stesso indirizzo presente su più liste, perché il costo mensile può cambiare molto.
Quando ha senso aggiungere WhatsApp o SMS all’email?
Per l’ultimo promemoria, perché un’email può restare non letta fino a evento iniziato. Alcuni strumenti, come Brevo, inviano anche SMS e campagne WhatsApp: controlla come sono tariffati, perché di solito non sono inclusi nel prezzo delle email, e raccogli il numero con un consenso specifico. Per avvisi di servizio su un evento già prenotato bastano i dati dell’invitato; per le promozioni serve un’autorizzazione apposita.
Come raccolgo contatti dopo una fiera del matrimonio?
Allo stand usa un modulo, cartaceo o su tablet, con informativa visibile e una casella di consenso non preselezionata, non il biglietto da visita lasciato per un’estrazione. Il giorno dopo manda un ringraziamento con il listino e il link per fissare un appuntamento, conservando data e fonte del consenso. Segmenta per data prevista delle nozze: chi si sposa tra sei mesi riceve messaggi diversi da chi sta ancora valutando l’anno successivo.
Posso usare la stessa piattaforma per fornitori e collaboratori?
Meglio non usarla per le comunicazioni operative: briefing, orari di montaggio e contratti viaggiano su posta ordinaria o su un gestionale. Se vuoi una newsletter per i fornitori, con aggiornamenti sul calendario o nuovi format, tienila in una lista separata e con consenso proprio. Evita di mescolare indirizzi di clienti e fornitori nei segmenti: una promozione ai clienti non deve arrivare per errore a chi lavora con te.
Come riempio i mesi con meno richieste?
L’inverno è il momento di proporre pacchetti per l’anno dopo: gennaio e febbraio con le richieste per i matrimoni, settembre per le cene aziendali di Natale, fine primavera per comunioni, cresime e diciottesimi. Una newsletter ogni due mesi con un caso concreto, senza numeri inventati, un calendario delle date ancora libere e un invito a fissare un appuntamento basta: non servono campagne mensili.
Serve un piano a pagamento già dal primo anno?
Probabilmente no, se segui pochi eventi. I piani gratuiti di Brevo, MailerLite e HubSpot coprono liste piccole, ma con limiti diversi: invii giornalieri, numero di iscritti, marchio del fornitore nelle email, poche automazioni. Prova un evento intero con il piano gratuito, annota che cosa ti manca e passa a pagamento solo quando il limite ti blocca, di solito quando vuoi automazioni lunghe o più utenti.