Un invito a un evento funziona se rispondere costa un clic e se chi ha detto sì riceve ciò che gli serve: giorno, ora, dove parcheggiare, a chi telefonare. Per inaugurazioni, serate in cantina, cene con i clienti o la sagra del paese, Brevo è il punto di partenza più pratico: email e SMS dallo stesso account, un piano gratuito per provare e campi per tenere il numero degli ospiti. L’RSVP vero va però progettato: chiediti dove finiscono le risposte, se raccogli intolleranze alimentari e chi tiene l’elenco all’ingresso.
Brevo è la scelta più pratica per un evento con inviti, risposte e promemoria rapidi: la stessa piattaforma manda email e SMS, e il richiamo del giorno prima arriva anche a chi non apre la posta. L’invito con tre settimane di anticipo e il promemoria del giorno prima sono due automazioni da impostare e da provare con un indirizzo tuo. Per l’RSVP verifica se c’è un modulo di risposta con il conteggio degli ospiti, oppure se ti serve un modulo a parte da collegare.
Se inviti clienti e prospect a una cena o a una giornata in azienda e poi li richiami uno a uno, HubSpot lega l’invito al contatto e alla trattativa. Sulla pagina americana hubspot.com/pricing/marketing il Marketing Hub parte da 7 $ al mese nel livello Starter e da 800 $ nel Professional. Per un invito una tantum a poche decine di persone, un CRM completo è sproporzionato.
Se l’evento ha più passaggi, per esempio invito, conferma, scelta del menù, promemoria e ringraziamento, ActiveCampaign usa campi e condizioni per mandare a ciascuno il messaggio giusto. Secondo activecampaign.com/pricing il livello Starter costa 15 $ al mese per 1.000 contatti, con 5 azioni per automazione e pagamento annuale; non c’è un piano gratuito. Per una sola sagra è più strumento del necessario.
Mailchimp ha editor, modelli e moduli già familiari a molti piccoli organizzatori, comodi per l’invito grafico di una serata. Il tetto da guardare è quello giornaliero: nel gratuito Mailchimp non va oltre 250 invii al giorno (mailchimp.com/pricing), uno scoglio se il promemoria deve partire per tutti lo stesso giorno. Per l’elenco ospiti conviene un modulo collegato oppure un foglio tenuto a parte.
Se la serata è la festa del negozio e hai anche un e-shop, Klaviyo mette insieme acquisti e inviti, e permette di scrivere solo a chi ha comprato una certa linea. Secondo klaviyo.com/pricing il piano gratuito ammette 250 profili attivi e 500 email al mese, e 500 profili costano 20 $ al mese. Se non vendi online, per una sagra o una serata di paese non ti serve.
Per una serata con duecento invitati MailerLite basta: editor semplice, moduli e automazioni. Secondo mailerlite.com/pricing il Comfort costa 12 $ al mese a 500 iscritti, la fascia a cui passi se gli invitati crescono oltre il gratuito. Per i promemoria via SMS controlla nel listino se sono previsti, e come registrare le risposte con il numero di ospiti: spesso conviene un campo nel modulo.
Secondo constantcontact.com/pricing il livello Premium comprende 500 SMS al mese insieme ad automazione e segmentazione avanzata, e parte da 80 $ al mese (il prezzo varia con i contatti); il livello Lite parte da 12 $. Non c’è un piano gratuito, solo una prova, e l’interfaccia è in inglese: ha senso solo se gli SMS di promemoria sono centrali per il tuo evento.
L’invito deve far rispondere in un clic: «ci sono», «non posso», «porto altre due persone». Verifica se lo strumento ha un modulo di risposta con campi come numero di ospiti o accompagnatori, oppure se ti serve un modulo a parte da collegare. Registra ogni risposta come etichetta o campo, così sai in ogni momento quanti siete. Con posti limitati prevedi una lista d’attesa e dillo prima che scatti l’entusiasmo.
La conferma parte subito, il promemoria quattro o cinque giorni prima, l’ultimo il giorno prima o la mattina stessa. Per eventi serali o all’aperto, un SMS con orario e punto di ritrovo arriva a chi non apre la posta, ma richiede un consenso specifico e ha un costo per messaggio. Cerca automazioni legate alla data dell’evento e non a quella della risposta, e un messaggio per chi risponde all’ultimo minuto.
Chiedere allergie o intolleranze per un buffet è legittimo, ma può rivelare condizioni di salute o convinzioni religiose, che sono categorie particolari di dati. Raccoglile in un campo di testo riservato all’organizzazione, non in etichette o segmenti dello strumento email, e cancellale dopo l’evento. Spiega nell’informativa perché le chiedi. Se l’evento è di un’associazione, fai valutare il caso al tuo DPO o consulente.
Clienti storici, fornitori, autorità locali, stampa e semplici conoscenti non ricevono lo stesso invito. Serve uno strumento che ordini i contatti con etichette e segmenti, che permetta un testo per gruppo e che eviti il doppio invito a chi è in due liste. Invitare chi non è tuo cliente richiede un consenso a ricevere promozioni o un’altra base valida: se carichi una vecchia rubrica, controlla prima con il DPO.
Il giorno dell’evento l’elenco deve stare in mano a chi accoglie. Verifica di poter esportare un elenco aggiornato in CSV o PDF, con nome, numero di ospiti e orario, e che gli annullamenti dell’ultimo minuto vi compaiano. Se vuoi un codice o un QR sul biglietto, chiedi se lo strumento lo genera o se serve un servizio esterno; non dipendere dalla connessione del locale: stampa l’elenco.
Una sagra, una fiera di paese o una serata annuale tornano ogni anno e la lista cresce. Controlla se paghi per contatto, per invii o per fascia, e se i partecipanti dell’edizione passata restano a bilancio. Con una lista piccola bastano i piani gratuiti con tetto giornaliero o mensile; con qualche migliaio di inviti nello stesso giorno guarda il limite dei messaggi giornalieri prima di fissare la data.
Per una serata o un’inaugurazione bastano tre messaggi: l’invito con la data, un richiamo a una settimana con i dettagli pratici e un promemoria il giorno prima. A chi ha già risposto sì non serve un secondo invito: manda solo la conferma e il promemoria. Se la risposta va data entro una certa data, aggiungi un messaggio il giorno della scadenza. Oltre il quarto messaggio a chi non risponde, smetti: l’invito diventa insistenza.
Dipende dal tipo di evento. Per una cena o una serata in cantina bastano tre settimane; per una giornata che richiede spostamenti o ferie, come l’open day di un’azienda, ne servono quattro o cinque. Per le sagre e le feste di paese comunica la data con mesi di anticipo e ripeti il promemoria a ridosso, perché la gente si organizza sul calendario. Evita i ponti e la metà di agosto e controlla che non coincida con una festa patronale vicina.
Dipende dalla base giuridica. Per clienti a cui hai già venduto prodotti simili l’articolo 130 del Codice Privacy ammette in certi casi il cosiddetto soft spam, con opposizione facile; per gli altri serve il consenso. Un invito personale, scritto da una persona a un conoscente, è cosa diversa da una campagna a una rubrica acquistata. Non caricare indirizzi presi da elenchi pubblici senza aver sentito il DPO. Per autorità e stampa usa i recapiti istituzionali.
Dopo il primo invito aspetta cinque o sei giorni e manda un messaggio diverso a chi non ha cliccato: una domanda diretta, con un pulsante «ci sono» e uno «non posso». Per gli ospiti importanti una telefonata vale più della terza email. Segna chi ha declinato, per non includerlo nei richiami: invitare chi ha già detto no sembra disattenzione. Chi non risponde mai dopo tre invii esce dalla lista di quell’evento.
Data, orario di inizio e di fine, indirizzo completo con indicazioni per parcheggio e mezzi, cosa succede in caso di maltempo se si sta all’aperto e un unico pulsante di risposta. Aggiungi chi organizza e un recapito telefonico. Se c’è un costo o un ingresso a numero chiuso, scrivilo. Evita un’immagine che contiene tutte le informazioni: chi legge con le immagini bloccate non vedrebbe nulla. Ripeti la data nell’oggetto del messaggio.
Sui gratuiti l’assenza è più facile perché rinunciare non costa nulla. Manda un promemoria breve il giorno prima e uno la mattina, un SMS se hai il consenso, un file di calendario con orario e luogo, e chiedi di avvisare se non si viene. Con posti limitati, assegna a una lista d’attesa i posti di chi rinuncia. Una piccola barriera, come un biglietto nominativo gratuito, spesso scoraggia chi si iscrive senza reale intenzione.
Tieni una lista permanente di chi ha partecipato e ha dato il consenso, e aggiorna ogni anno data, programma e orari senza ricostruire il messaggio da zero. Salva un modello con spazi per giorno, luogo e menù. Manda un primo avviso, il programma completo una settimana prima e l’aggiornamento meteo il giorno prima. Per le pro loco e le associazioni chiarisci chi è titolare dei dati: l’associazione, non il singolo volontario che usa il suo computer.
Gli indicatori che contano sono semplici: quanti inviti, quante conferme, quante persone si sono presentate, quante sono tornate a comprare o a prenotare nelle settimane successive. Il rapporto tra presenti e confermati dice quanto è efficace il promemoria. Annotalo per ogni edizione e confrontalo con quella dell’anno dopo. Il numero di aperture delle email conta poco, perché alcuni programmi di posta le registrano da soli.
Un ringraziamento entro il giorno dopo, con due o tre foto: per le immagini di persone riconoscibili e soprattutto di minori verifica le regole con il tuo consulente o DPO. Aggiungi il link al programma o ai materiali e una domanda sola: che cosa ti è piaciuto di più? A chi non è venuto manda una versione breve, senza rimproveri, con la data della prossima edizione. Dopo qualche giorno puoi proporre una visita o un acquisto, a chi lo ha consentito.
Solo se è vero. Con ottanta posti scrivi ottanta e, quando sono finiti, dillo e apri una lista d’attesa. Dichiarare posti limitati che non lo sono delude gli ospiti e può essere una pratica scorretta. Per eventi gratuiti spiega il vantaggio dell’iscrizione: ingresso garantito e aggiornamenti sul programma. Se chiedi un anticipo o una caparra serve un sistema di pagamento a parte, con le regole del caso: consulta il tuo commercialista o consulente.