Cosa valutare prima di scegliere
Gestione dei rimbalzi duri e morbidi
Un indirizzo che non esiste (rimbalzo duro) va escluso dagli invii subito e in modo definitivo; una casella piena o un server momentaneamente irraggiungibile (rimbalzo morbido) merita qualche altro tentativo prima dell’esclusione. Verifica che lo strumento faccia questa distinzione da solo e conservi l’indirizzo tra i soppressi, invece di cancellarlo: così non lo reimporti per errore dal vecchio file del gestionale.
Soglia di inattività adatta al tuo ritmo
Un contatto inattivo non è lo stesso per tutti. Una cantina che scrive quattro volte l’anno o un agriturismo con stagionalità forte non può usare la soglia di chi invia ogni settimana. Controlla che lo strumento permetta di filtrare per ultima attività e per ultimo acquisto, non solo per apertura, perché con la protezione della privacy di Apple Mail le aperture risultano spesso falsate e fanno sembrare vivi dei contatti che non lo sono.
PEC, caselle condivise e indirizzi di ruolo
Nelle liste di piccole imprese italiane trovi molte PEC, che spesso accettano solo certi mittenti o segnalano la posta ordinaria come anomala, e indirizzi condivisi come info@ o amministrazione@, letti da più persone o da nessuno. Metti questi contatti in un segmento a parte e controlla come rispondono. Per le PEC verifica con il titolare la base per scrivere loro, perché sono caselle nate per scopi diversi dal marketing.
Vecchie importazioni e verifica degli indirizzi
Il rischio maggiore arriva da file ereditati: vecchi fogli di calcolo, contatti raccolti a una fiera anni fa, liste di un precedente gestionale. Prima di importarli valuta se esiste una prova del consenso, importali in un segmento a parte e, se il volume lo giustifica, valuta un servizio di verifica degli indirizzi, scegliendolo con cura perché riceverà i dati dei tuoi contatti e dovrà essere nominato responsabile del trattamento. Meglio una lista corta e vera che un grande archivio che manda messaggi a caselle abbandonate.
Cancellare, conservare, dimostrare
Non tutti i contatti vanno eliminati: chi si disiscrive resta nella lista di esclusione perché lo strumento non gli riscriva, e il registro del consenso serve a dimostrare in futuro quando e come è stato dato. Per quanto tempo conservare i dati dei contatti inattivi e dei clienti dipende dalla tua attività e dalle regole sul trattamento dei dati personali: fissa una regola scritta con il DPO o il consulente privacy.
Quali contatti fanno salire il conto
Quasi tutti gli strumenti fatturano per contatto o per scaglione. Controlla se contano anche i disiscritti, i rimbalzati o i contatti archiviati, e se un contatto presente in due liste viene contato una volta sola o due. Chiedi anche se un contatto eliminato per errore si può recuperare. Una pulizia fatta a ridosso del rinnovo permette di scendere di scaglione, mentre una fatta subito dopo il rinnovo ti fa risparmiare solo dal ciclo successivo.
Domande frequenti
Ogni quanto devo pulire la lista?
Legala al tuo calendario, non a una data fissa. Una buona regola è pulire prima dei momenti in cui invii di più, come Natale, il Black Friday o l’apertura della stagione, così i rimbalzi non rovinano proprio i messaggi più importanti. Per chi invia ogni settimana una verifica trimestrale dei rimbalzi basta; per una newsletter mensile o stagionale una pulizia l’anno, dopo la campagna principale, è più sensata di molti piccoli interventi.
Dopo quanti mesi considero un contatto inattivo?
Conta i tuoi cicli, non i mesi: un contatto che ha ignorato più invii consecutivi, quando hai mandato abbastanza messaggi perché avesse l’occasione di rispondere, è un candidato. Per chi scrive spesso bastano pochi mesi, per un agriturismo, una cantina o una scuola con calendario annuale serve molto di più. Prima di decidere guarda anche l’ultimo acquisto o l’ultima visita: un cliente che compra in negozio senza leggere le email non è inattivo.
Che cosa scrivo nell’email di riattivazione?
Poche righe, senza giri di parole: ricordi chi sei, dici che da tempo non hai notizie e chiedi di confermare con un clic se vogliono continuare a ricevere le tue comunicazioni. Dai una ragione concreta per restare, ad esempio un contenuto utile o la novità della stagione, ma evita sconti troppo generosi che attirano solo chi cerca l’offerta. Il messaggio di congedo, con la possibilità di riscriversi, chiude bene il percorso.
Cosa sono le spam trap e come ci si finisce?
Sono indirizzi che i fornitori di posta e le organizzazioni anti-spam usano per riconoscere chi scrive a contatti non verificati: caselle abbandonate e poi riattivate come esca, oppure indirizzi creati apposta. Ci si finisce importando vecchi file o liste raccolte senza consenso. Non c’è modo di riconoscerle una per una: la difesa è conservare soltanto contatti con consenso documentato e pulire i vecchi archivi prima di usarli di nuovo.
Posso correggere gli indirizzi con errori di battitura?
Conviene correggerli solo quando l’errore è evidente e la persona è tuo cliente noto, ad esempio “gmial.com” o “libero.it” scritto male in un modulo cartaceo, e solo se hai la ragionevole certezza di chi sia. Se la correzione è una supposizione, scrivere a un indirizzo diverso da quello indicato significherebbe contattare qualcuno che non ha dato alcun consenso. Nel dubbio, escludi l’indirizzo e chiedi al cliente di confermare di persona.
Un cliente che compra in negozio ma non apre mai le email va eliminato?
No, se continua a comprare. Il tasso di apertura è un dato debole, e il vero indicatore è l’ultimo acquisto: tieni nello strumento un campo con la data dell’ultimo acquisto e usa quello come criterio principale. Per questi clienti può servire un altro canale o un altro tipo di contenuto, ad esempio un invito in negozio. Cancellare chi compra solo perché non apre le email significa buttare via valore.
Come tratto una lista ereditata da un precedente gestionale?
Non unirla alla lista principale. Importala in un gruppo separato, cerca nei dati del vecchio programma la data e la fonte del consenso, e invia un solo messaggio di conferma a chi ha un consenso verificabile. Chi non risponde resta fuori dagli invii di marketing. Se non esiste nessuna prova del consenso, la scelta prudente è non usare quei contatti per il marketing e farti consigliare dal DPO o dal consulente privacy.
Posso cancellare chi si è disiscritto?
Dipende da cosa vuoi ottenere. Se elimini del tutto il contatto, perdi la traccia della sua disiscrizione e rischi di riscrivergli se ricompare in una futura importazione; per questo gli strumenti mantengono un elenco di esclusi. Se invece una persona chiede la cancellazione dei suoi dati, devi valutare come soddisfare la richiesta e che cosa conservare come prova dell’opposizione: fai decidere al tuo DPO o al consulente privacy.