Cosa valutare prima di scegliere
Chi sono i destinatari: famiglie, studenti, ex alunni
Una scuola scrive a tre pubblici diversi, con regole diverse. Per i minori serve il consenso dei genitori: per i ragazzi più piccoli il Codice Privacy fissa un’età per il consenso digitale, da verificare con il DPO della scuola. Non profilare i minori per fini commerciali. Usa elenchi separati per famiglie e per ex studenti, con consensi distinti e senza dati su salute o difficoltà di apprendimento.
Indirizzo istituzionale e dominio della scuola
Gli invii devono partire dal dominio dell’istituto e non dall’indirizzo personale di un docente. Autentica il dominio con SPF, DKIM e DMARC, rivolgendoti a chi cura il sito o la posta, e intesta l’account all’istituto. Per i dati di una scuola il titolare del trattamento è l’ente: chiedi al DPO scolastico un accordo di trattamento con il fornitore e verifica dove sono i server prima di caricare gli elenchi.
Circolari di servizio e promozione
Circolari, avvisi di sciopero e comunicazioni amministrative sono messaggi di servizio e spesso passano dal registro elettronico: l’email non deve duplicarli in modo confuso. Usa lo strumento email per ciò che il registro non fa: open day, iscrizioni, eventi, newsletter. Separa i due flussi, perché un messaggio promozionale richiede un consenso, e verifica con il DPO quali messaggi sono davvero di servizio. La disiscrizione dalla newsletter non deve togliere le comunicazioni dovute.
Calendario: iscrizioni, open day e rientro
Il calendario scolastico guida gli invii: open day in autunno e inverno, iscrizioni online nel periodo indicato dal Ministero, test d’ingresso per i corsi a numero chiuso, rientro a settembre, bandi degli ITS Academy e dei corsi professionali. Pianifica i picchi con i tetti di invio del fornitore: se il limite è giornaliero, un elenco di 2.000 famiglie si spalma su più giorni e un avviso d’open day partito in ritardo rischia di arrivare dopo la data. Controlla le date ufficiali dell’anno in corso prima di fissare gli invii.
Sconto scritto e sconto da chiedere
MailerLite scrive che ogni scuola può usare il 10% sul pagamento annuale, uno sconto aperto a tutti, e il 30% se è registrata come nonprofit. Brevo scrive il 20% per i nonprofit registrati. Per gli altri strumenti non abbiamo trovato condizioni sull’istruzione: trattale come da verificare. Chiedi percentuale, piani coperti, durata e rinnovo, per iscritto, e confronta il risultato con il piano gratuito che oggi ti basterebbe.
Ex studenti, liste storiche e consenso
Gli ex studenti sono una risorsa, ma un elenco di dieci anni fa non vale come consenso. Se non hai una base documentata, chiedi al DPO se e come puoi contattarli per riconfermare l’interesse, e cancella chi non risponde. Conserva date e fonte dei consensi, indica nell’informativa per quanto tempo tieni i contatti e fai valutare se un’eventuale base diversa dal consenso copra davvero comunicazioni istituzionali.
Domande frequenti
Una scuola privata ha diritto a uno sconto?
Dipende dal fornitore. MailerLite scrive che ogni scuola può usare il suo 10% sul pagamento annuale, aperto a chiunque, e il 30% se la scuola è registrata come nonprofit; Brevo concede il 20% a organizzazioni nonprofit ufficialmente registrate. Per gli altri strumenti non abbiamo trovato uno sconto per l’istruzione sul sito del fornitore: chiedilo. Una scuola paritaria gestita da un ente no profit può avere un vantaggio rispetto a una gestita da una società: controlla lo status giuridico.
Quali documenti servono per chiedere lo sconto a nome dell’istituto?
Scrivi dall’indirizzo istituzionale e allega visura o atto costitutivo dell’ente gestore, codice fiscale, un documento che attesti la qualifica della scuola, per esempio il riconoscimento di parità per le paritarie, e se sei un ente no profit l’iscrizione al registro. Indica numero di utenti e di contatti previsti. Intesta l’account all’istituto e non al docente: se la persona cambia scuola, sconto e accesso non devono andare persi.
Un docente può aprire un account personale per la classe?
Meglio di no. I dati dei genitori e degli alunni sono dell’istituto, che è il titolare del trattamento: un account personale su un servizio scelto da un docente sfugge al controllo della scuola, all’accordo di trattamento e al registro dei trattamenti. Se un docente vuole usare lo strumento, deve farlo con l’autorizzazione del dirigente e del DPO, con l’account intestato all’istituto e un referente di riserva. Chi lascia la scuola non porta via la lista.
Posso scrivere ai genitori degli iscritti con una newsletter?
Per le comunicazioni di servizio sì, secondo le regole dell’istituto. Per una newsletter promozionale, come open day o corsi extra, serve un consenso adeguato, separato e documentato, come per qualsiasi marketing. Non profilare le famiglie né segmentarle per reddito o per esigenze degli alunni. Offri la disiscrizione in un clic e non legarla alle circolari obbligatorie. Per i casi dubbi chiedi al DPO della scuola o al consulente.
Come uso SMS e WhatsApp per avvisare le famiglie?
Brevo li offre dallo stesso account delle email, ma ogni canale richiede un consenso specifico e ha un costo per messaggio da verificare sul listino. Usali per avvisi brevi e urgenti, come un’uscita anticipata, e non per promozioni. Chiedi alla scuola se questi avvisi possono già passare dal registro elettronico: evita doppi canali per lo stesso messaggio, che confondono le famiglie e moltiplicano i dati da gestire.
Il piano gratuito basta per un’università?
Raramente. Ogni piano gratuito ha un tetto sugli iscritti o sugli invii, e con migliaia di candidati lo raggiungi alla prima campagna di ateneo. Per un ufficio orientamento con migliaia di candidati serve un livello a pagamento, o uno strumento con più utenti e permessi. Per un’associazione studentesca o un laboratorio i piani gratuiti bastano e costano zero.
Come tutelo i dati di studenti con bisogni educativi speciali?
Le informazioni su salute, disabilità o disturbi dell’apprendimento sono categorie particolari di dati: non vanno mai nei campi, nelle etichette o nei segmenti di uno strumento di marketing, nemmeno con una sigla. Se devi scrivere a un gruppo di famiglie, usa un canale scolastico adatto e chiedi al DPO. Nello strumento email tieni solo nome, indirizzo, classe e consenso, e controlla chi ha accesso all’account.
Che cosa succede se lo sconto scade o cambia il referente?
Il fornitore applica il prezzo di listino e il rinnovo può essere automatico: leggi la scadenza e segna in calendario la data almeno un mese prima. Se lo sconto dipende da un referente che lascia l’istituto, chiedi che l’account sia intestato all’ente, con un secondo referente. I dati restano tuoi: esporta contatti, consensi e testi prima di una disdetta. Se il prezzo pieno non è sostenibile, passa a un piano gratuito o cambia strumento con calma.
Un giornale d’istituto o una radio universitaria può usare un piano gratuito?
Sì, finché resta nei limiti: beehiiv arriva a 2.500 iscritti con invii illimitati e una pubblicazione, abbastanza per un giornale che cresce piano. Servono un docente o un ente responsabile e un account intestato all’istituto. Se i redattori o i lettori sono minorenni, chiedi alla scuola come raccogliere consenso e informativa. Prevedi il passaggio di consegne a ogni anno scolastico, perché la redazione cambia quando i diplomandi se ne vanno.