Cosa valutare prima di scegliere
Chi decide l’acquisto in una scuola
In un istituto la decisione coinvolge dirigente scolastico, segreteria, a volte l’animatore digitale e l’ufficio che gestisce gli acquisti. Per questo conta poter inviare schede e preventivi chiari, e non una newsletter generica. Verifica che lo strumento permetta di scrivere a più persone della stessa scuola con testi distinti e di tracciare chi ha aperto la scheda. Le procedure di acquisto vanno chiarite con la scuola stessa.
Minori e consenso dei genitori
Se i destinatari sono studenti minorenni, nessun invio promozionale dovrebbe partire senza il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale, e la profilazione dei minori va evitata. Cerca la possibilità di registrare chi ha dato il consenso, quando e per quale scopo, e di bloccare le campagne verso un contatto contrassegnato come minore. Chiedi al tuo DPO come strutturare modulo e informativa.
Dati scolastici fuori dallo strumento
Voti, assenze, certificazioni di disturbi dell’apprendimento, bisogni educativi speciali o motivi di salute non devono mai finire in campi dinamici o segmenti di un software di marketing. Quelle informazioni sono dati sensibili e, se riguardano la salute, rientrano nelle categorie particolari dell’articolo 9 del GDPR. Il messaggio può solo avvisare che c’è una comunicazione, rimandando alla piattaforma o al registro elettronico.
Calendario scolastico e picchi di iscrizione
Il lavoro si concentra in poche finestre: open day in autunno e inverno, iscrizioni per l’anno successivo nei primi mesi dell’anno, rientro a settembre, esami a giugno. Lo strumento deve permettere di programmare invii e promemoria con mesi di anticipo e di segmentare per anno scolastico e ciclo. Una lista non ripulita a settembre porta con sé famiglie che hanno già cambiato scuola.
Caselle istituzionali e filtri delle scuole
Molte scuole usano caselle con dominio proprio, spesso con filtri severi su allegati e link tracciati. Prima di una campagna invia una prova a indirizzi di istituti diversi e controlla dove finisce. Per i docenti chiedi di indicare anche un indirizzo personale, ma solo se lo desiderano. Valuta se lo strumento permette di firmare i messaggi con il tuo dominio, così che i filtri riconoscano il mittente.
Lista stagionale e costo per contatto
Un fornitore edtech gonfia la lista in due o tre momenti dell’anno e per il resto la lascia ferma. Controlla se disiscritti e inattivi contano nel prezzo, se puoi archiviare una coorte a fine anno e quanto costa passare a uno scaglione superiore per un mese di picco. Con liste di famiglie, e quindi di minori, tieni il numero di contatti il più basso possibile: meno dati conservi, meno rischi corri.
Domande frequenti
Come segmento una lista che include scuole, docenti e famiglie?
Tre liste, non una: la lista commerciale (dirigenti, segreterie, enti), quella dei docenti utenti e quella delle famiglie, ciascuna con scopo, informativa e consenso diversi. Nella lista commerciale usa il tipo di istituto (infanzia, primaria, secondaria, centro di formazione) e la regione, che pesa sui tempi delle procedure. Nei docenti conta la materia e l’uso del prodotto. Alle famiglie scrivi solo se hai il consenso, e preferibilmente tramite la scuola.
Cosa scrivo a una segreteria che ha chiesto una demo del software?
Una risposta che dica in tre righe cosa succederà, una scheda del prodotto in PDF leggero e due date proposte, con attenzione agli orari di segreteria e alle riunioni del collegio. Dopo la demo manda un riepilogo che il dirigente possa girare a chi decide, con costi, durata del contratto e come vengono trattati i dati. Evita ogni confronto con altre soluzioni per nome e non citare scuole clienti senza il loro permesso scritto.
Come organizzo le email di un open day?
Una pagina d’iscrizione con data, orario e numero di posti, un messaggio di conferma subito e un promemoria il giorno prima con indicazioni per arrivare. Dopo l’evento manda un ringraziamento con il materiale e il collegamento all’iscrizione online. Raccogli il nome del genitore e l’età dello studente solo se servono davvero, e avvisa che le immagini scattate durante l’evento seguono una liberatoria separata.
Quali numeri contano per una piattaforma didattica?
Ragiona a livello di scuola, non di singolo alunno: quante scuole hanno chiesto una demo dopo un contenuto, quanti docenti hanno attivato l’account dopo l’invito, quante classi hanno usato il prodotto entro le prime settimane di settembre. Segui anche le richieste di rinnovo prima del nuovo anno scolastico. Evita di calcolare indicatori sui singoli studenti nello strumento di marketing, perché ti obbliga a copiarci dati che non devono uscire dalla piattaforma.
Come tengo svegli gli adulti iscritti a un corso di formazione professionale?
Chi frequenta la sera o a distanza spesso lascia per mancanza di tempo più che per disinteresse. Manda un promemoria breve con l’orario della prossima lezione e il link per entrare, e una mail se saltano due incontri consecutivi, offrendo di recuperare con la registrazione. Nei percorsi finanziati da fondi o da un ente, controlla con chi li gestisce quali comunicazioni sono obbligatorie e chi deve riceverle, prima di inviare qualcosa di tuo.
Posso usare l’email per comunicare valutazioni e assenze?
Per gli alunni delle scuole il canale ufficiale è il registro elettronico o la piattaforma della scuola, non una newsletter. L’email può soltanto avvisare che c’è una novità da consultare, senza voti e senza la parola «assenza». Se vendi un software che manda notifiche di questo tipo, tienile separate dal marketing e usa un servizio transazionale, con testo minimo e link protetto da accesso.
Cosa succede ai dati se una scuola non rinnova il contratto?
Scrivi in anticipo cosa accadrà: per quanto tempo l’istituto potrà esportare i dati, quando verranno cancellati e come riceverà conferma. La scuola è di solito titolare dei dati degli alunni e tu agisci per suo conto, quindi la decisione sulla conservazione spetta a lei, secondo il contratto di trattamento. Manda il messaggio al dirigente e alla segreteria insieme, e fai rivedere il testo al tuo DPO prima di usarlo come modello fisso.
Come promuovo corsi di formazione per i docenti?
Presenta il contenuto pratico (che cosa si impara a fare in classe) e la modalità (diretta, registrazione, ore previste). Se prometti un attestato di partecipazione, scrivi chi lo rilascia e controlla con la scuola o l’ente quale valore abbia, senza insinuare un riconoscimento che non puoi dimostrare. Proponi la data con anticipo ai referenti d’istituto: in molte scuole il calendario degli incontri si decide a inizio anno.
Quando annuncio le novità che cambiano l’uso in classe?
Prima della ripresa, non durante l’anno scolastico: un docente che trova a metà ottobre un’interfaccia cambiata senza avviso perde tempo con gli alunni davanti. Manda un riepilogo a fine agosto o nei primi giorni di settembre, con tre novità al massimo e la guida breve. Per le modifiche urgenti, come una correzione di sicurezza, scrivi subito al referente e fai in modo che sia il dirigente a sapere cosa è stato fatto.
Che newsletter funziona per i docenti?
Una breve e utile, con una proposta didattica pronta da usare e un solo invito commerciale a fondo pagina. Esce una volta al mese e non ad ogni novità del prodotto. Metti il consenso in chiaro nel modulo di iscrizione, specifica che si tratta di un indirizzo scelto liberamente dal docente (non necessariamente quello istituzionale) e fai verificare l’informativa. I docenti ricevono già molti messaggi della scuola: sii leggibile in dieci secondi.