Cosa valutare prima di scegliere
Un account per cliente o uno solo per tutti
Il punto di partenza è la separazione: liste, mittenti, domini di invio e modelli di un cliente non devono mischiarsi con quelli di un altro. Verifica se lo strumento prevede sotto-account o aree di lavoro, oppure se serve un account per ciascun cliente, con il relativo costo. Fissa una regola per i nomi di campagne e liste, per esempio cliente, anno, mese, tema: dopo dodici mesi il pannello sarà pieno e nessuno ricorderà cosa fosse «newsletter finale 2».
Accessi cliente, ruoli e uscite dal team
Un cliente vorrà vedere i numeri, un freelance esterno scrivere i testi, un collaboratore che se ne va perdere l’accesso. Controlla che esistano ruoli con permessi diversi, autenticazione a due fattori, un registro delle modifiche e la possibilità di invitare un utente solo in lettura. Evita la password unica condivisa: quando qualcuno lascia l’agenzia dovresti cambiarla ovunque e non sapresti più chi ha inviato cosa.
Report ai clienti senza ricostruirli a mano
A fine mese devi mandare a ogni cliente un resoconto leggibile. Verifica se lo strumento esporta in PDF o CSV, se i report si programmano e se aggiunge parametri UTM ai link, per leggere il traffico anche in Google Analytics. Se devi riscrivere i numeri in un foglio, il tempo di ogni resoconto si moltiplica per il numero dei clienti. Chiedi anche per quanto tempo restano conservati i dati delle campagne passate.
Costi per volume, da riaddebitare con chiarezza
Tra un cliente con ventimila contatti e due invii l’anno e uno con duemila contatti e un invio a settimana il conto cambia secondo il modello: per contatto, per email o a fasce. Capisci come lo strumento conta disiscritti e inattivi, cosa accade al superamento della fascia e se il cambio di piano è immediato. Scrivi nel preventivo se il costo è incluso o girato al cliente e come comparirà in fattura.
Autenticazione del dominio di ogni cliente
Ogni cliente deve inviare dal proprio dominio, con SPF, DKIM e DMARC impostati sul suo DNS e non sul tuo. Serve quindi un accesso al pannello del dominio o a chi lo gestisce, di solito un fornitore di hosting o un tecnico esterno: chiedilo prima di promettere una data di partenza. Chiedi al fornitore dello strumento come mostra lo stato dell’autenticazione e se la reputazione di un cliente può danneggiare quella degli altri sullo stesso account.
Clienti con dati sensibili: partiti, sindacati, cliniche
Se tra i clienti ci sono partiti, sindacati, associazioni religiose o strutture sanitarie, l’appartenenza a una lista può rivelare opinioni politiche, iscrizione sindacale, fede o salute: categorie particolari (art. 9 GDPR). Non metterle in campi, tag o segmenti di uno strumento generico e discuti con il cliente e il suo DPO se e come usare una piattaforma di newsletter. Un’agenzia che opera senza accorgimenti si espone insieme al cliente.
Domande frequenti
Come coordino le newsletter con post social e annunci?
Fate un calendario unico condiviso con il cliente, con tre colonne: cosa esce sui social, cosa parte per email e quali annunci sono attivi. L’email serve a dire ciò che sui social si perde: l’apertura di una vendita privata, un’anteprima per gli iscritti, un promemoria. Evita di mandare lo stesso giorno lo stesso messaggio su tutti i canali a tutti: scegli un canale principale per ogni annuncio e usa gli altri come ripresa dopo due o tre giorni.
Che automazioni propongo a un cliente che parte da zero?
Parti da tre automazioni che quasi ogni cliente può avere: un benvenuto dopo l’iscrizione, un grazie dopo il primo acquisto o la prima richiesta, e un messaggio di riattivazione per chi non interagisce da sei mesi. Per un e-shop aggiungi il carrello abbandonato, se la piattaforma del cliente passa i dati allo strumento: verifica se esiste un connettore nativo, un collegamento Zapier o Make oppure solo l’export CSV. Ogni automazione ha un responsabile e una data di revisione.
Il test A/B ha senso su liste piccole?
Con liste piccole dice quasi nulla: se una versione arriva a cento persone e l’altra a cento, la differenza di due o tre aperture è rumore. Prova una sola variabile per volta e confronta sull’azione che conta, per esempio clic o richieste, non sulle aperture. Meglio ripetere lo stesso test su tre invii consecutivi, annotando cosa hai cambiato, che fidarti di un confronto isolato; valuta con prudenza qualsiasi vincitore dichiarato dopo poche ore.
Cosa chiedere nel modulo di iscrizione di un cliente?
Per una newsletter bastano l’indirizzo email e, se serve a personalizzare, il nome. Ogni campo in più riduce le iscrizioni e aumenta i dati che il cliente deve proteggere e giustificare nell’informativa. Aggiungi un campo solo se lo userai davvero: la città per un negozio con più punti vendita, la categoria di interesse per un catalogo ampio. Non chiedere data di nascita o telefono senza un invio che li usi, e tieni il consenso in una casella a parte.
Come migro le liste di un cliente da un vecchio strumento?
Prima di cambiare esporta contatti, stato di iscrizione, tag e, dove esistono, data e fonte del consenso. Importa solo chi risulta iscritto e metti in una lista di esclusione chi si è disiscritto o ha rimbalzato, altrimenti scriverai a chi ha già detto no. Fai partire il nuovo mittente con invii piccoli ai contatti più attivi e aumenta il volume nelle settimane successive, invece di spostare tutto in un solo giorno.
Le email del cliente finiscono in Promozioni: è un problema?
Gmail e altri client smistano i messaggi promozionali in schede dedicate in base al contenuto e al comportamento dei destinatari, e nessuno strumento può garantirti la posizione. Non è un guasto: alcuni iscritti consultano quella scheda con regolarità. Non promettere al cliente la casella principale. Lavora su ciò che controlli: un mittente riconoscibile, testi che non sembrino volantini, pochi link, un invito a rispondere o a spostare il messaggio, liste pulite.
Cosa dico al cliente quando un invio va male?
Avvisa subito il cliente, con i fatti: cosa è partito, a chi, quando. Se il testo è sbagliato ma non dannoso, una breve rettifica alla lista di solito basta. Se il messaggio è arrivato a chi non doveva riceverlo, per esempio con una lista di clienti scambiata per una di prospect, o contiene dati personali, il cliente deve valutare con il suo DPO se si tratti di una violazione da notificare nei termini previsti. Poi aggiorna la lista di controllo con la causa.
Cosa faccio con le newsletter dei clienti ad agosto?
Agosto è il mese in cui molti clienti chiudono e le persone sono in ferie: non è il momento di lanciare novità, ma è adatto a lavorare sul resto. Pulisci le liste dai rimbalzi, rivedi i moduli di iscrizione, prepara le automazioni di settembre e il calendario di Natale e Black Friday, che per un e-commerce parte a ottobre. Un invio leggero a Ferragosto può avere senso per chi vive di turismo o ristorazione; per gli altri meglio il silenzio.
Cosa fare se il cliente vuole inviare ogni giorno?
Spiega il costo, non il principio: ogni invio in più abbassa l’attenzione e alza disiscrizioni e segnalazioni di spam, che danneggiano la reputazione del mittente e quindi anche gli invii utili. Proponi un compromesso: due appuntamenti fissi a settimana per tutti e un invio extra solo a un segmento che ha mostrato interesse per quell’argomento. Se lo strumento lo prevede, offri un centro preferenze dove chi si iscrive sceglie la frequenza.