Cosa valutare prima di scegliere
Il tracking nasce nel tuo gestionale
Le notifiche sulla singola spedizione le genera il software con cui assegni i ritiri e i giri, non uno strumento di newsletter. Chiedi al fornitore se può inviarle via SMTP o API verso un servizio esterno, oppure se esiste un connettore, un collegamento con Zapier o Make o solo l’esportazione in CSV. Usa un mittente e un sottodominio diversi per i messaggi di servizio e per le promozioni, così gli uni non rovinano la reputazione degli altri.
Eventi di consegna e mancate consegne
Un corriere ragiona per eventi: ritirato, in consegna oggi, consegnato, mancata consegna, giacenza. Molti strumenti di marketing sanno solo reagire a un contatto aggiunto o a un campo modificato. Verifica se puoi inviare un evento personalizzato, con il codice della spedizione, e se il messaggio può includere un link per riprogrammare la consegna prima che l’autista debba tornare.
Mittenti abituali e volumi di ritiro
Il tuo cliente da coltivare è chi affida i colli a ritmo costante: un negozio online, uno studio che spedisce documenti, un laboratorio. Salva per ognuno la zona, la frequenza dei ritiri e la tipologia (documenti, colli, ritiri programmati). Così puoi premiare chi cresce, avvisare chi riduce i ritiri e annunciare una nuova fascia oraria solo a chi può davvero usarla.
SMS e WhatsApp per la finestra di consegna
Un destinatario che deve essere in casa tra le 14 e le 16 guarda il telefono, non la posta. Verifica se lo strumento invia SMS e WhatsApp, come si pagano (di solito a consumo, fuori dal piano email) e se i modelli per WhatsApp devono essere approvati prima. Il consenso al marketing si raccoglie per canale, mentre il messaggio di servizio sulla consegna segue regole sue: chiedi conferma al consulente privacy.
Zone coperte e CAP
Una consegna locale vive di geografia: quartieri serviti, orari di cut-off diversi per zona, giorni in cui il centro storico è più complicato. Chiedi se puoi salvare CAP o comune come campo e segmentare con quello, così annunci l’estensione a un nuovo comune solo a chi ci spedisce o ci riceve, e non a tutta la lista. Prova l’importazione con un file vero prima di scegliere.
Costo con volumi molto diversi
Le notifiche di servizio sono tante e brevi, le newsletter poche e lunghe. Molti strumenti si pagano in base ai contatti, altri in base agli invii mensili: mescolare le due cose nello stesso piano può far crescere il conto o farti sforare un tetto giornaliero nel momento sbagliato. Prima di decidere stima quante email di servizio parti al giorno nei picchi e confrontale con i limiti del piano.
Domande frequenti
Una notifica di tracking è un’email di marketing?
In genere no: riguarda una spedizione richiesta e serve a eseguirla, quindi è un messaggio di servizio. Il punto delicato è cosa ci metti dentro. Se aggiungi un’offerta o una promozione, il messaggio rischia di cambiare natura e di richiedere il consenso che per il servizio non serviva. Tieni quindi il testo sobrio, con codice, stato e recapiti, e invia le promozioni in un messaggio separato. Conferma l’impostazione con il tuo consulente privacy.
Posso usare l’indirizzo del destinatario per comunicazioni commerciali?
Il destinatario non ha scelto di essere tuo cliente: l’indirizzo ti è arrivato dal mittente per eseguire la consegna. Usarlo per promozioni senza un consenso diretto è un rischio. Limita il trattamento a quanto serve per consegnare, indica nell’informativa a che titolo conservi quei dati e per quanto tempo, e chiedi al tuo DPO come impostare il ruolo tuo e quello dei mittenti nei contratti di servizio.
Che cosa scrivo quando il destinatario non c’è?
La mancata consegna va comunicata la stessa sera, con SMS o WhatsApp e una email di dettaglio. Indica il motivo in una frase, la nuova fascia proposta e come cambiarla con un clic, oltre al punto di ritiro se esiste. Un solo messaggio ben fatto vale più di tre avvisi ravvicinati. Se l’indirizzo è sbagliato, chiedi al destinatario di confermarlo senza coinvolgere il mittente, almeno fino al secondo tentativo.
Quando conviene scrivere ai mittenti abituali per le tariffe e i picchi?
Il momento chiave è ottobre: ricordi i tempi di ritiro nelle settimane del Black Friday e di Natale e le eventuali fasce prenotabili. Altri appuntamenti sono i saldi di gennaio e luglio, quando i negozi spediscono di più, i ponti di primavera e la chiusura di Ferragosto. Una mail breve, con una sola cosa da fare, vale più di un listino lungo che nessuno apre.
Come costruisco la lista dei mittenti business?
Il posto migliore è il modulo con cui il cliente prenota o attiva il servizio: aggiungi una casella separata e non preselezionata per le comunicazioni commerciali, distinta dall’accettazione delle condizioni. Altri punti di raccolta sono le visite commerciali e le convenzioni firmate. L’articolo 130 del Codice Privacy consente il cosiddetto soft spam verso chi è già cliente, solo per servizi analoghi e con possibilità di opporsi a ogni messaggio: verifica i dettagli con il tuo consulente.
Come funziona una convenzione a volume comunicata via email?
Invece di un sistema a punti, spesso più complicato del necessario, puoi inviare ogni mese un riepilogo ai mittenti più attivi: quanti ritiri hai fatto, quali zone hai servito e a che fascia di tariffa corrispondono. Il dato viene dal gestionale e arriva con un export o un collegamento. L’email serve a far notare il risparmio senza che sia il cliente a controllarlo, e a preparare con il commerciale la revisione annuale.
Conviene chiedere un parere dopo ogni consegna?
Per il mittente, meglio una domanda ogni mese che una a ogni pacco: chi spedisce cento colli non vuole cento sondaggi. Chiedi una valutazione sintetica sul servizio del periodo e un campo libero per segnalare un problema. Al destinatario, se proprio vuoi sentirlo, invia una sola domanda nel messaggio di consegna, senza obbligo di risposta. Le segnalazioni ricevute vanno lette da una persona, non archiviate da un automatismo.
Come gestisco i reclami che arrivano via email?
Usa una casella condivisa o un sistema di ticket, non l’indirizzo personale di un dipendente, e metti nei messaggi automatici un riferimento alla procedura di reclamo e ai tempi di risposta. Evita gli indirizzi no-reply per le notifiche: chi risponde a un avviso spesso ha un problema urgente. Conserva lo storico dello scambio insieme al codice della spedizione, perché ti servirà quando riscontri il giro con l’autista.
Come avviso i clienti per maltempo, neve o un blocco del traffico in città?
Segmenta per CAP o per zona di consegna e scrivi solo a chi è davvero coinvolto, con un messaggio di due righe: che cosa cambia, per quali fasce e quando darai il prossimo aggiornamento. Un link a una pagina del sito, aggiornata da una sola persona, evita di rifare l’invio a ogni variazione. Prepara il testo prima dell’inverno e prova l’invio su una lista interna, così nel giorno critico devi solo scegliere l’area.
Quali numeri guardare per capire se la comunicazione funziona?
Per i messaggi di servizio conta la percentuale di recapiti riusciti e i rimbalzi: un indirizzo sbagliato inserito dal mittente significa un destinatario che non sa nulla del suo pacco. Per le newsletter ai mittenti guarda quanti ritiri nuovi o ripresi arrivano nei quindici giorni dopo l’invio, confrontandoli con il gestionale. Segna anche i mittenti che hanno ridotto i ritiri senza avvisare, perché sono quelli da chiamare.