Cosa valutare prima di scegliere
Due pubblici, due mittenti
Chi affida la merce e chi compra devono stare in gruppi separati, con firme e frequenze diverse. Le notizie di vendita sono comunicazioni di servizio legate a un contratto; la newsletter ai clienti è marketing e richiede il consenso. Controlla che chi si disiscrive dalla newsletter non smetta per questo di ricevere gli avvisi sul suo mandato, e che il sistema permetta di gestire i due tipi di invio senza mescolare le liste.
Gli eventi della vita di un articolo
Ricevuto, esposto, venduto, ribassato, scaduto, da ritirare: sono i passaggi che dovrebbero far partire un messaggio. Chiedi al fornitore del gestionale di conto vendita se può esportare questi stati con un connettore, con Zapier o Make, oppure solo in un file da caricare ogni sera. Nel terzo caso i messaggi arriveranno con un giorno di ritardo, e la comunicazione sulla vendita non sarà più immediata come il venditore si aspetta.
Importi e liquidazioni: quanto scrivere
Un riepilogo con articolo, data della vendita e tempi della liquidazione, secondo il contratto, basta nell’email. Il dettaglio contabile resta nel tuo programma o in un’area riservata, dove l’accesso è protetto. Evita di portare importi e anagrafica fiscale dentro i campi dello strumento di invio e fai verificare dal tuo consulente come documentare la liquidazione: non è una scelta del software di email.
Scadenza del mandato e ribassi concordati
Il momento più delicato è la fine del periodo di vendita: l’articolo non si è venduto e va deciso se ribassarlo, prorogare o restituirlo. Serve un invio che parta a una certa distanza da una data salvata nel campo del contatto, ripetuto per ogni articolo o per ogni mandato, con testi chiari e un modo semplice di rispondere. Prova che lo strumento accetti più date per lo stesso venditore.
Reclutare chi ha armadi e case da svuotare
Il negozio vive dei nuovi venditori, e li cerca prima del cambio di stagione: i cappotti entrano a fine estate, i costumi e la roba leggera a fine inverno. Cerca moduli di iscrizione e pagine semplici dove si prenota una valutazione, con campi per tipo di merce e zona. Gli indirizzi di chi chiede una valutazione sono un gruppo a parte, da seguire con una breve sequenza di benvenuto.
Due liste e due costi nello stesso piano
Se lo stesso indirizzo compare come venditore e come cliente, verifica se viene contato una o due volte nel piano. Controlla anche se i messaggi di servizio, inviati uno a uno quando un articolo si vende, rientrano nel conteggio degli invii mensili e se esiste un tetto giornaliero che ritarda la comunicazione in una giornata di molte vendite, come il sabato di saldi.
Domande frequenti
Che cosa scrivo al venditore quando un articolo si vende?
Un messaggio breve, con l’articolo descritto come l’ha riconosciuto il venditore («il cappotto grigio, taglia 44»), la data e il canale in cui è stato venduto e l’indicazione di quando riceverà il riepilogo della liquidazione, secondo il contratto. Poi un ringraziamento e il numero a cui scrivere per dubbi. Se la tua procedura prevede una scheda online, aggiungi il collegamento; altrimenti non promettere ciò che non hai.
Come spiego un ribasso senza litigare con il venditore?
Il ribasso deve essere scritto nel mandato firmato, con tempi e percentuale, e la email lo richiama in due righe: «da lunedì il cappotto passa al prezzo ridotto previsto dal vostro accordo». Se vuoi dare al venditore la possibilità di rifiutare e ritirare l’articolo, indica un termine chiaro per rispondere e cosa succede se non risponde. Evita di aggiungere condizioni nuove nel messaggio che non sono nel contratto.
Come accolgo un nuovo venditore con una email di benvenuto?
Manda la sera stessa della consegna dei primi articoli un riepilogo semplice: cosa hai ricevuto, dove saranno esposti, per quanto tempo, come si calcola la quota del negozio e quando avvertirai. Allega o richiama il testo del mandato firmato e dai un contatto diretto. Una persona che capisce subito come funziona il servizio fa meno telefonate di chiarimento e porta altra merce alla stagione successiva.
Che cosa scrivo a chi ha articoli che non si vendono?
Al termine del periodo concordato indica le strade possibili: proroga, ribasso ulteriore o ritiro dell’invenduto, con una data entro cui scegliere. Aggiungi due o tre motivi onesti per cui un pezzo può restare fermo, come stagione sbagliata, taglia poco richiesta o prezzo, e proponi di ridiscuterlo di persona. Non nascondere che alcuni pezzi non si vendono: chi lo sa dall’inizio si fida e riporta altra merce.
Posso scrivere ai clienti il nome di chi ha affidato un articolo?
No, e non serve. Nella newsletter ai clienti presenta l’articolo senza indicare chi lo ha portato, né con il nome né con dettagli che lo rendano riconoscibile. Il venditore ha affidato la merce a te, non alla tua lista di iscritti. Nei modelli evita campi del contatto del venditore. Tieni dentro lo strumento solo ciò che serve a mandargli il suo messaggio e rimanda altro all’archivio protetto del negozio.
Che cosa scrivo ai clienti per far scorrere la merce?
Un’uscita a settimana con tre o quattro pezzi più interessanti, mai l’elenco di tutto. Descrivi misura, stato e marchio, e cita una sola ragione per cui vale la pena passare questa settimana. A fine stagione, un messaggio che spiega il calendario dei ribassi evita che i clienti aspettino senza vedere mai nulla di nuovo. Segmenta per interesse (abiti, borse, arredi, infanzia) quando la lista supera poche centinaia di indirizzi.
Che cosa faccio con i venditori che non rispondono mai?
Dopo la scadenza prova tre contatti ravvicinati su canali diversi: email, telefono e un messaggio sul cellulare, tenendo traccia di data e testo. Cosa succede alla merce non ritirata dipende da ciò che hai scritto nel mandato e dalle regole applicabili: fai controllare il testo al tuo consulente prima di usarlo. Nella lettera finale richiama la clausola con parole semplici, senza toni minacciosi, e annota nel gestionale che il venditore è stato avvisato.
Posso offrire un vantaggio a chi porta più articoli?
Puoi, ma deve stare nel contratto e non nella promozione del momento. Se prevedi una quota diversa per chi affida molta merce o porta capi fuori stagione, scrivi la regola nel mandato e richiamala nell’email in modo identico. Un vantaggio comunicato a voce o per messaggio e non confermato per iscritto genera contestazioni al momento della liquidazione. Meglio un trattamento chiaro e uguale per tutti.
Quante email al mese devono ricevere venditori e clienti?
I venditori ricevono messaggi legati ai fatti: ricevuta della merce, vendita, ribasso, scadenza. Un venditore con pochi articoli può passare un mese senza ricevere nulla, ed è normale. I clienti, invece, ricevono una newsletter regolare, una a settimana al massimo. Non unire mai i due calendari: se un venditore vede ogni giorno la newsletter dei clienti, capirà che per il negozio il suo mandato è solo un dettaglio.
Quali numeri contano per un negozio conto vendita?
Contano i dati che già hai nel gestionale e che ti mancano nelle email: il tempo medio di vendita per categoria, la quota di articoli venduti entro il mandato, il numero di venditori che tornano a stagione successiva. Confronta questi valori prima e dopo l’avvio dei messaggi automatici. Le aperture e i clic servono poco: guarda le telefonate evitate, i ritiri puntuali e i nuovi venditori arrivati dopo l’invito.