Cosa valutare prima di scegliere
Promemoria guidati da un campo data
Le scadenze fiscali cambiano da un anno all’altro e le proroghe sono frequenti, quindi non scrivere date fisse nei modelli. Cerca uno strumento in cui il messaggio parte «tre settimane prima di» un campo data che aggiorni per tutti i clienti insieme, e che si possa fermare e correggere quando arriva una proroga. Chiediti anche come si comporta se la data viene modificata dopo che il promemoria è già stato programmato.
Messaggi di servizio separati dalla newsletter
Un promemoria di scadenza a un cliente con incarico è una comunicazione legata al rapporto contrattuale, mentre una newsletter su un nuovo servizio è marketing e richiede il consenso. Lo strumento deve consentire gruppi o preferenze separati, così chi si disiscrive dalla newsletter non perde gli avvisi essenziali. Come classificare ogni messaggio, chiedilo al tuo DPO o consulente privacy.
Segmenti per regime e tipo di cliente
Forfettari, contabilità ordinaria o semplificata, società di capitali, persone fisiche con 730 e datori di lavoro con dipendenti hanno calendari diversi. Servono tag multipli, perché la stessa persona può essere titolare di partita IVA e privato, più un campo con il referente in studio. Controlla quanti segmenti consente il piano e se un contatto presente in più gruppi viene conteggiato una volta sola nel prezzo.
Nessun dato fiscale dentro lo strumento
Codici fiscali, IBAN, redditi, cedolini e documenti non devono entrare nei campi personalizzati né viaggiare come allegati di una campagna. Nel messaggio inserisci solo un invito a collegarsi al portale dello studio o a rispondere via PEC. Chiedi al fornitore l’accordo di trattamento dei dati, in quale Paese stanno i server e come vengono cancellati i contatti: il segreto professionale e il GDPR valgono anche per una rubrica.
Collegamento con il software dello studio
I programmi di contabilità e paghe hanno quasi sempre un’anagrafica clienti completa. Chiedi al fornitore se c’è un connettore nativo, un collegamento Zapier o Make, o solo l’esportazione in CSV. Se resta il file, esporta nome, email, regime, referente e data di inizio o cessazione, e fai in modo che chi cessa l’attività esca automaticamente dai promemoria.
Picchi di invio e costo per contatto
Gli invii si concentrano in pochi momenti, per esempio prima di giugno e di novembre, e vanno a tutta la clientela insieme. Verifica che il piano non abbia tetti giornalieri troppo bassi per quei giorni e che i vecchi clienti archiviati non pesino sul prezzo. Tieni i prospect in una lista separata dai clienti, così puoi cambiare piano senza toccare la parte operativa.
Domande frequenti
Quali scadenze fiscali conviene ricordare ai clienti?
Dipende dal regime del cliente, quindi non mandare lo stesso elenco a tutti. Per chi ha partita IVA contano i versamenti con F24 del 16 di ogni mese, le liquidazioni periodiche dell’IVA e gli acconti e saldi delle imposte; per le società il bilancio da approvare e depositare; per i privati la dichiarazione dei redditi e il 730. Verifica ogni anno le date nelle circolari e nelle proroghe, e aggiorna il campo data prima di far partire gli invii.
Come raccolgo i documenti per 730 e dichiarazione dei redditi?
Manda un primo messaggio con l’elenco dei documenti utili circa sei settimane prima del momento in cui vuoi iniziare a lavorare, e un secondo promemoria solo a chi non ha ancora consegnato. Indica il modo di consegna: portale dello studio, appuntamento o PEC, non allegati dentro la campagna. Chi consegna presto può avere una risposta più rapida: dillo apertamente, perché è l’incentivo più concreto che hai.
Posso mandare gli avvisi di scadenza senza consenso marketing?
Di norma gli avvisi che servono a eseguire l’incarico ricevuto, come l’invito a versare un’imposta o a consegnare un documento, non sono marketing e non richiedono lo stesso consenso della newsletter. Per le comunicazioni promozionali, per esempio un nuovo servizio di consulenza, serve il consenso oppure i presupposti del cosiddetto soft spam dell’art. 130 del Codice Privacy. Fai valutare la classificazione al tuo DPO o consulente privacy.
Come comunico una proroga o una scadenza cambiata all’ultimo?
Scrivi subito solo al segmento interessato, per esempio ai forfettari o ai datori di lavoro, con un oggetto che dica che cosa è cambiato e chi riguarda. Nel testo indica la nuova data, che cosa devono fare e se non devono fare nulla. Aggiorna poi il campo data per fermare i promemoria già programmati con la data vecchia. Evita di rimandare tutto a una newsletter generica a fine mese: nel frattempo qualcuno potrebbe pagare o rispondere fuori termine.
Come propongo un servizio extra senza risultare invadente?
Parti da un segmento preciso e da un motivo concreto: l’imprenditore che ha assunto il primo dipendente può interessarsi alla consulenza del lavoro, chi ha superato certe soglie di ricavi a una pianificazione fiscale. Un solo messaggio, un invito a una telefonata breve e nessun tono da volantino. Se la persona non risponde, aspetta qualche mese prima di riprovare, e non ripetere la proposta ai clienti che hanno già detto no.
Come si imposta la sequenza di benvenuto per un nuovo cliente?
Tre o quattro messaggi in due settimane: conferma dell’incontro con l’elenco di ciò che serve portare, la lettera di incarico e come funziona la fatturazione dello studio, l’invito ad attivare la PEC e a conferire la delega per consultare i dati fiscali, e l’indicazione del referente. Verifica con lo studio quali passaggi sono obbligatori nel tuo caso: lo strumento serve a ricordarli, non a sostituire la procedura interna.
Che cosa metto in una newsletter mensile per i clienti?
Una struttura che regge nel tempo: le due o tre scadenze del mese con a chi si applicano, una novità normativa spiegata in parole semplici, una domanda ricevuta davvero in studio con la risposta e un recapito per le richieste. Tre voci chiare valgono più di dieci notizie. Se non c’è nulla di nuovo, salta il mese: una newsletter vuota abitua i clienti a non leggerla, proprio quando poi arriverà la comunicazione importante.
Che cosa faccio quando un cliente cessa l’attività?
Appena la cessazione viene registrata, il contatto deve uscire da tutti i promemoria legati alla partita IVA o all’azienda e passare a un gruppo diverso, se mantiene un rapporto per questioni personali. Un messaggio di chiusura breve, con l’indicazione di come ottenere copia dei documenti e per quanto tempo lo studio li conserva, evita richieste tardive. Controlla che la procedura funzioni anche con il file importato dal gestionale.
Quali numeri mi dicono se i promemoria servono?
Usa i tuoi dati interni: quanti clienti hanno consegnato i documenti entro la data richiesta rispetto all’anno prima, quante telefonate di sollecito in meno ha fatto la segreteria e quanti hanno cliccato il link al portale. Aggiungi i rimbalzi, che segnalano indirizzi errati o dismessi, e le disiscrizioni dopo ogni newsletter promozionale. Le aperture da sole non provano che il cliente abbia agito.